Nebenkostenabrechnung: Wichtige Infos für Mieter und Vermieter

Einmal im Jahr steht sie an: Die große Nebenkostenabrechnung. Während der eine versucht, diese so niedrig wie möglich zu halten, um vielleicht sogar von einer Rückzahlung zu profitieren, erschreckt sich ein anderer sicher darüber, wie verschwenderisch er im letzten Jahr mit Wasser, Strom und Heizung umgegangen ist oder wie sehr die Nebenkosten im Allgemeinen angestiegen sind.

Aus diesem Grund ist es nachvollziehbar, dass jeder genauestens über die unterschiedlichen Bestimmungen einer Nebenkostenabrechnung oder den eigenen Verbrauch in Sachen Nebenkosten Bescheid wissen möchte.

In diesem Sinne kommen sicherlich einige Fragen auf, wie zum Beispiel: Was genau beinhaltet eigentlich eine Betriebskostenabrechnung? Welche Pflichten und Rechten haben Mieter sowie Vermieter? Gibt es gesetzliche Regeln dazu? Wie sollten Sie vorgehen, wenn Sie einen Fehler entdecken? Gibt es Muster für die Betriebskostenabrechnung?

Viele nützliche Hinweise und Antworten auf all diese Fragen finden Sie in diesem Ratgeber.

Nebenkostenabrechnung: Was steckt hinter dem Begriff?

Bevor Sie sich den einzelnen Dingen widmen, die eine Mietnebenkostenabrechnung beinhalten sollte, ist es wichtig, zuvor zu wissen, was genau hinter dem Begriff an sich steckt.

Vorab sollte deshalb zwischen den Nebenkosten und den Betriebskosten unterschieden werden, da diese theoretisch nicht als Synonyme verwendet werden können – auch wenn dies die Mehrheit der Menschen im Alltag macht.

Betriebskosten hingegen sind exakt die Kosten, die neben der Miete entstehen, also Wasser-, Heiz- oder Stromkosten, wobei Strom zumeist extra vom Mieter selbst angemeldet werden muss und kein Teil der Betriebskostenabrechnung vom Vermieter ist.

Im Prinzip stellen die Betriebskosten also nur einen Bruchteil der Nebenkosten dar. Demnach ist eine gleichbedeutende Verwendung hierbei nicht gänzlich korrekt. Aufgrund der gebräuchlichen Verwendung beider Begriffe als Synonyme, ist der nachfolgende Ratgebertext darauf angepasst.

Per Definition ist eine Nebenkostenabrechnung eine Jahresendabrechnung der Betriebs- oder Bewirtschaftungskosten, die für den Vermieter im Laufe eines Jahres anfallen. Im Prinzip sind es also die laufenden Nutzungskosten, die dem Vermieter für Haus, Wohnung und Anlage bzw. eventuelle Nebengebäude entstehen.

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es?

Vorschriften zur Nebenkostenabrechnung macht vor allem das BGB, konkret der Paragraph 556. Aber auch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) beinhaltet wichtige Regelungen dazu.

Kommen wir zunächst zum § 556 BGB. Hierin werden Betriebskosten wie folgt definiert:

(1) Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) fort. Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung ohne Zustimmung des Bundesrates Vorschriften über die Aufstellung der Betriebskosten zu erlassen. […]

Wie Sie sehen, steht dieser Paragraph im engen Zusammenhang mit der BetrKV. Um Ihnen die Verbindung noch deutlicher zu machen, finden Sie nachfolgend die Regelungen der BetrKV im Wortlaut.

Betriebskostenverordnung (BetrKV):

(1) Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden.

Hieraus wird eine konkrete Definition des Begriffs „Betriebskosten“ laut Gesetz vorgenommen. Sind Dinge unklar, können sich Mieter oder Vermieter im Streitfall immer darauf berufen.

Des Weiteren erklärt die BetrKV auch genauestens, welche Betriebskosten ausgeschlossen werden. Das sind zum einen „die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten)“, aber zum anderen auch „die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).“

Außerdem gibt die BetrKV im § 2 eine Aufstellung der Betriebskosten an. Dazu können Sie unter anderem für die Nebenkostenabrechnung auch die Grundsteuer zählen.

Woraus setzt sich eine Nebenkostenabrechnung zusammen?

Eine Betriebskostenabrechnung wird von vielen Faktoren beeinflusst. Das lässt natürlich die Frage aufkommen, was alles genau darin enthalten sein darf und muss. Haben Sie beispielsweise die Vermutung, dass Ihre Nebenkostenabrechnung zu hoch angesetzt ist, ist es hilfreich zu wissen, was eigentlich alles dazuzählt und was nicht.

Im Prinzip können sie dann selbst der „Nebenkostenrechner“ für Ihre Mietwohnung sein oder sich von jemandem helfen lassen, die Abrechnung zu überprüfen. Damit Sie wissen, an welchen roten Faden Sie sich dabei halten müssen, finden Sie im Folgenden alle Nebenkosten, die nach § 2 BetrKV auf einen Mieter umgelegt werden dürfen:

1. Grundsteuer:
   Das ist eine Steuer, die auf dem Grundsteuergesetz (GrStG) basiert. Allerdings ist die Höhe dieser zu entrichtenden Steuer in Deutschland nicht einheitlich, da jede Gemeinde sie selbst festlegen darf. Das ist zu entnehmen aus dem § 25 zur Festsetzung des Hebesatzes im GrStG:

    

   Die Gemeinde bestimmt, mit welchem Hundertsatz des Steuermeßbetrags oder des Zerlegungsanteils die Grundsteuer zu erheben ist (Hebesatz).

In der BetrKV wird die Grundsteuer auch als „laufende öffentliche Lasten des Grundstücks“ definiert.In anderen Worten heißt das, dass Steuern dafür bezahlt werden müssen, dass ein Vermieter das Eigentum an einem Grundstück besitzt und dieses bebaut hat.

Nebenkostenabrechnung: Wichtige formelle Punkte

Selbstredend muss die offizielle Abrechnung der Nebenkosten alle entstandenen Kosten enthalten. Dafür ist ein sogenannter Verteilerschlüssel vonnöten. Das bedeutet, dass die Nebenkostenabrechnung nach unterschiedlichen Kriterien auf die vorhandenen Mietparteien aufgeteilt werden kann.

Der verwendete Schlüssel sollte verständlich und nachvollziehbar in der Nebenkostenabrechnung für den Mieter erklärt sein. Jeder Mieter sollte in der Lage sein können, die einzelnen Positionen in der Abrechnung nachvollziehen zu können. Es sollte dem Mieter also immer die Möglichkeit gegeben werden, die Nebenkostenabrechnung prüfen zu können.

Außerdem muss aus der Abrechnung ersichtlich sein, welchen Anteil der betreffende Mieter genau zu zahlen hat. Selbstverständlich müssen hierbei die monatlichen Vorauszahlungen des Mieters berücksichtigt werden. Schließlich zahlt dieser regelmäßig eine bestimmte Summe an Nebenkosten voraus. In diesem Sinne gibt es drei Optionen, wie eine Nebenkostenabrechnung für einen Mieter aussehen kann:

1. Der Mieter muss eine Nachzahlung leisten, weil seine monatlichen Vorauszahlungen nicht hoch genug angesetzt waren. Unter Umständen erhöht sich in diesem Fall für das darauffolgende Jahr der Betriebskostenabrechnung die Warmmiete. So zahlt der Mieter über das Jahr verteilt bereits mehr in die Nebenkostenkasse ein und muss in der Regel nicht mit einer Nachzahlung rechnen. Für viele Mieter ist eine geringfügig erhöhte monatliche Summe einfacher zu stemmen als eine saftige Nachzahlung am Ende des Abrechnungsjahres.
2. Der Mieter bekommt eine Rückzahlung, weil seine monatliche Warmmiete zu hoch angesetzt war oder er weniger verbraucht hat über das Jahr. Das ist häufig der Fall, wenn der Mieter das erste Jahr in dieser Wohnung lebt und zu hoch eingestuft wurde, weil sich der Verbrauch zum Vormieter wesentlich unterscheidet. Laut der Nebenkostenabrechnung vom Vermieter bekommt der betreffende Mieter hier also eine entsprechende Geldsumme gutgeschrieben.
3. Der Mieter kommt durch seine Vorauszahlungen auf plus minus null, ist also quitt mit dem Vermieter in Sachen Betriebskosten für das betreffende Jahr. Allerdings dürfte dies sehr selten der Fall sein. Eine kleine Nach- oder Rückzahlung gibt es eigentlich immer.

Nebenkostenabrechnung erstellen: Verteilerschlüssel

Wie bereits erwähnt, sind die Betriebskosten einer Wohnung nach einem bestimmten Schema aufgeteilt. Im Mietrecht nennt sich das „Verteilerschlüssel“. Hierbei ist zu beachten, dass sich Vermieter sowohl an gesetzliche Rahmenbedingungen halten müssen als auch eigene Wünsche der Strukturierung des Verteilerschlüssels einfließen lassen können.

Es gibt eine Menge verschiedene Verteilerschlüssel in Bezug auf eine Nebenkostenabrechnung, die eintreten können. Im Folgenden werden Ihnen einige davon näher erläutert.

Verteilung nach Raum und Wohnfläche

Im Grunde bedeutet das, dass hierbei das Verhältnis zwischen der von Ihnen bewohnten Fläche zu den gesamten Betriebskosten des Hauses betrachtet wird. Der Verteilerschlüssel besteht demnach in Ihrem Anteil an der Gesamtwohnfläche.

Vor allem für den Vermieter heißt das ziemlich wenig Aufwand bei der Nebenkostenabrechnung seines Gebäudes. Schließlich sind die Größen der unterschiedlichen Wohnungen bekannt. Die Nebenkosten müssen nur anteilig darauf angepasst werden.

Für die betroffenen Mieter bedeutet das ebenfalls einen Vorteil: Die Verteilung in der Nebenkostenabrechnung bleibt in der Regel fair. Wird jedoch eine flächenmäßig große Wohnung von wenigen Personen und eine kleinere Wohnung von einer größeren Familie genutzt, kann dies allerdings auch nachteilig für eine Mietpartei ausgehen.

Einen ähnlichen Verteilerschlüssel stellt auch die Berechnung des Raumes dar. Hier werden die Kubikmeter statt der bewohnten Fläche genommen. Diese Art der Aufteilung ist zwar recht selten, aber erlaubt. Vor allem ist sie genauer, wenn es um die Raumhöhe geht – besonders bei Häusern, in welchen sich Wohnungen befinden, die sich in ihrer Raumhöhe stark unterscheiden.

Verteilung nach der Personenanzahl in den Wohnungen

Zwar zeigt die Erfahrung, dass bei mehr Menschen auch mehr Betriebskosten anfallen und damit die Nebenkostenabrechnung ziemlich gerecht sind, muss hier allerdings auch der Verbrauch an Wasser etc. miteinbezogen werden, den Dritte in dieser Wohnung verursachen, zum Beispiel Gäste oder Familienangehörige. Dies ist ein recht schwieriges Unterfangen, da ein Vermieter keine konkreten Angaben dazu hat.

Verteilung nach der Anzahl der Wohnungen

Erstellt ein Vermieter die Nebenkostenabrechnung auf diese Weise, bedeutet dies im Prinzip nichts weiter, als dass alle Mietparteien eines Hauses denselben Anteil an Nebenkosten tragen müssen. Während diese Rechnung vor allem für den Vermieter sehr einfach umzusetzen ist, kann sie für einige Mieter sehr unfair ausfallen. Schließlich hat nicht jede Mietpartei auch denselben Verbrauch an Nebenkosten.

Verteilung nach dem tatsächlichen Verbrauch

Die Berechnung stellt eine häufig genutzte und wichtige Methode im Mietrecht zur Nebenkostenabrechnung dar. Hierbei wird nur der tatsächliche Verbrauch an Wasser, Warmwasser, Abwasser oder Strom berechnet. Realisiert wird diese Methode der Berechnung der Betriebskosten durch spezielle Messgeräte. Damit ist sie sehr gerecht und genau. Das die Messgeräte abgelesen und gewartet werden müssen, stellt diese Verteilungsmöglichkeit zwar einen recht hohen Aufwand und Kosten für den Vermieter dar, aber dennoch wird sie oft genutzt.

Was ist eine Nebenkostenpauschale?

Manche Vermieter vergeben ihre Wohnungen mit einer sogenannten Nebenkostenpauschale. Das wird vor allem bei kleineren Wohnungen häufig gemacht, damit diese besonders attraktiv auf Studenten, Azubis oder auch Singles wirken.

Dennoch finden sich immer wieder Vermieter, die ihre Nebenkostenabrechnung mit einer Nebenkostenpauschale ausgleichen. Das bedeutet, dass ein Mieter einen monatlichen Pauschalbetrag für die Betriebskosten zahlt, die er verursacht. Damit müssen keine weiteren Gebühren gezahlt werden. Eine Betriebskostenabrechnung ist demzufolge hinfällig.

Je nachdem, wie viel Wasser ein Mieter beispielsweise verbraucht, verursacht er hohe oder niedrige Nebenkosten. Eine Nebenkostenpauschale kann demnach positiv oder negativ für ihn sein. Denn nicht nur eventuelle Nachzahlungen müssen auf Risiko des Vermieters getragen werden, auch Rückzahlungen, die dem Mieter über eine normale Nebenkostenabrechnung zustehen würden, bekommt er bei der Zahlung von pauschalen Nebenkosten nicht. Kosten für das Heizen oder für Warmwasser müssen allerdings immer abhängig vom Verbrauch abgerechnet werden.

Auch, oder besonders, bei Pauschalbeträgen ist die Nebenkostenabrechnung für einen Vermieter recht kompliziert. Bereits beim Abschluss eines Mietvertrages sollten deshalb alle Eventualitäten durchdacht werden. Es ist ratsam, lieber ein paar Dinge mehr schriftlich im Vertrag festzuhalten, als sich später darüber zu ärgern, dass beispielsweise eine Erhöhung der Nebenkostenpauschale nicht zulässig ist.

Die Nebenkostenabrechnung und ihre Frist

Viele Mieter fragen sich immer wieder: Gibt es festgesetzte Fristen für eine Nebenkostenabrechnung? Kann eine Verjährung eintreten? Dieser Punkt wird Ihnen die Antwort darauf geben.

Das Bürgerliche Gesetzbuch gibt eine eindeutige Auskunft darüber, denn dem § 556 Abs. 3 BGB ist Folgendes zu entnehmen:

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Wie Sie sehen, liegt die Frist für die Zustellung einer Nebenkostenabrechnung bei zwölf Monaten nach Ablauf des zu betrachtenden Abrechnungszeitraums. Danach sind eventuellen Nachzahlungen ungültig. Sonderfälle sind jedoch gegeben, wenn der Vermieter keine Schuld an der Verspätung trägt. Solche Situationen sind allerdings immer individuell zu betrachten. In der Regel ist es hierbei ratsam, einen Anwalt um Hilfe zu bitten.

Nützlich zu wissen: Für den Erhalt der Betriebskostenabrechnung besteht eine Frist von genau einem Jahr. Die Nebenkostenabrechnung für ein Gewerbe beträgt laut Gewerbemietrecht ebenfalls ein Jahr. Jedoch zählen die zwölf Monate hier nicht als Ausschlussfrist. Eventuelle Ansprüche auf Geld können auch darüber hinaus noch geltend gemacht werden.

Muster für eine Nebenkostenabrechnung

Ersichtlich aus der Vielzahl an beteiligten Gesetzen, Paragraphen und anderen Vorschriften, wird schnell klar, dass eine Nebenkostenabrechnung nicht schnell und leichtfertig gemacht werden kann. Sie sollte durchdacht und der jeweiligen Situation angepasst werden, denn nicht jeder Verteilerschlüssel macht auch für jedes beliebige Gebäude Sinn.

Um Ihnen diesen Schritt allerdings etwas zu erleichtern, haben wir für Sie im Folgenden einen Vordruck für die Nebenkostenabrechnung kostenlos für Sie zusammengestellt. Diese können Sie gern benutzen und für Ihre persönlichen Gegebenheiten modifizieren.

Es ist wichtig, dass Sie diese Nebenkostenabrechnung nur als Beispiel betrachten und durch Ihre individuellen Daten ergänzen. Weiterhin muss die Betriebskostenabrechnung aus dem Muster durch eine genaue Aufschlüsselung ergänzt werden, wie sich die Zahlen und Berechnungen zusammensetzen und mit welchem Verteilerschlüssel kalkuliert wurde. Die einzelnen Abrechnungen sind am einfachsten in tabellarischer Form darzustellen.

Muster für eine Nebenkostenabrechnung

Name des Vermieters
Adresse des Vermieters

Name des Mieters
Adresse des Mieters

Ort, Datum

Nebenkostenabrechnung [betreffendes Jahr]

Sehr geehrte/r Herr / Frau [Name Mieter],
anbei erhalten Sie die Nebenkostenabrechnung für das Jahr [betreffendes Jahr].

Es ergibt sich demzufolge eine Nachzahlung/ ein Guthaben von XXX.

[bei Nachzahlung:]
Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf das folgende Konto:
Bankinstitut: [Bank vom Vermieter], Kontoinhaber: [Name Vermieter], IBAN: XXX, BIC: XXX

[bei Guthaben:]
Bitte geben Sie Bescheid, ob Sie Ihr Guthaben ausgezahlt bekommen möchten oder dieses mit Folgezahlungen verrechnet werden soll.

Mit freundlichen Grüßen,
Name & Unterschrift des Vermieters

Anlagen:
Betriebskostenabrechnung [betreffendes Jahr], Heizkostenabrechnung, Erläuterungen

Hier finden Sie das obige Muster für die Nebenkostenabrechnung auch als Word-Datei oder PDF zum Herunterladen:
Muster Nebenkostenabrechnung als Word-Dokument (.doc)
Muster Nebenkostenabrechnung als PDF (.pdf)

Nicht selten führen Unstimmigkeiten und Fehler dazu, dass es zum Streit zwischen Mieter und Vermieter kommt. Für eine Nebenkostenabrechnung kann ein Muster deshalb sehr hilfreich sein. Oftmals wissen beide Parteien nämlich nicht genau, was exakt alles in solch einer Abrechnung enthalten sein darf und was nicht. Mit einer korrekten Vorlage einer Nebenkostenabrechnung ist dieses Problem schnell gelöst.

Für einen Vermieter hat es den Vorteil, dass er auf Nummer sicher gehen kann, dass er nichts vergessen hat und keine Formfehler begangen hat, damit der Anspruch auf eine eventuelle Nachzahlung durch den Mieter nicht erlischt.

Mieter hingegen können ihre erhaltene Nebenkostenabrechnung mit der Vorlage vergleichen, um somit festzustellen, ob diese vollständig ist, es Formfehler gibt und sonst alles korrekt erfasst, dargestellt und berechnet wurde.

Einspruch: Nebenkostenabrechnung prüfen lassen

Jedes wichtige Schreiben kann einmal vom Fehlerteufel gepackt werden. So kann es natürlich auch bei der Nebenkostenabrechnung zu Versehen kommen. Hierbei ist grundsätzlich zwischen Fehlern inhaltlicher und formeller Natur zu unterscheiden.

Aus diesem Grund haben wir nachfolgend für Sie einige der häufigsten Fehler aufgeführt, die bei Betriebskostenabrechnungen vorkommen können.

• Der gültige Abrechnungszeitraum von einem Jahr wurde überschritten: Sobald ein Abrechnungszeitraum die Spanne von zwölf Monaten überschreitet, ist die Betriebskostenabrechnung nicht mehr zulässig. Auch wenn diese Regelung manchmal nicht sehr sinnvoll erscheint, wenn zum Beispiel ein Mietverhältnis erst Anfang November oder Dezember eines Jahres begonnen hat, so ist diese Vorschrift für jede Nebenkostenabrechnung gültig.
• Der Mieter erhält die Nebenkostenabrechnung zu spät: Wie bereits erwähnt, ist im § 556 Abs. 3 BGB festgelegt, dass ein Vermieter maximal ein Jahr nach Abschluss des betreffenden Abrechnungszeitraumes Zeit hat, die Abrechnung an den Mieter zuzustellen.Nachzahlungen wären nach Ablauf dieser Frist ungültig – Guthaben kann jedoch auch später noch an den Mieter ausgezahlt werden. Schließlich kann dieser ja nichts dafür, dass er die Abrechnung zu spät erhalten hat. Ist es allerdings nachweisbar, dass der Vermieter keine Schuld an der Verspätung hat, kann eine Nebenkostenabrechnung auch nach den zwölf Monaten noch ihre Gültigkeit besitzen.

• Der Vermieter fordert Nachzahlungen trotz Nebenkostenpauschale: Ist im Mietvertrag nicht explizit die Zahlung von Nebenkosten erwähnt und erklärt, wird davon ausgegangen, dass eine sogenannte „Inklusivmiete“ gegeben ist. Außer der Nebenkosten für Warmwasser und der Heizkosten beinhaltet diese schon alle anfallenden Betriebskosten.Verschätzt der Vermieter sich, geht das Risiko auf seine Kappe, denn nachträgliche Forderungen sind nicht rechtens.

• Wohnungen, die leer stehen, wurden in den Berechnungen vernachlässigt: Zunächst vermuten Sie hierin vielleicht gar keinen Fehler. Wo niemand wohnt, können auch keine Nebenkosten anfallen, oder? Das ist schlichtweg falsch! Genau genommen fallen nämlich sehr wohl welche an: Versicherungen, Kosten für den Schornsteinfeger, die Grundsteuer oder andere Wartungskosten.Vorhandene Mieter müssen auch bei leer stehenden Immobilien im Haus nur ihren Anteil an diesen Kosten tragen. Der Teil, der auf die nicht vermieteten Wohnungen fällt, ist demzufolge vom Vermieter selbst zu tragen.
• Widerrechtliche Kosten für Reparaturen: Reparaturkosten müssen grundsätzlich vom Vermieter getragen werden. Die Instandhaltung eines Gebäudes ist nämlich dessen Aufgabe. Es sollte also darauf geachtet werden, dass keine versteckten Kosten dieser Art mit in die Nebenkostenabrechnung eingeflossen sind.Hinweise hierauf können stark schwankende Wartungskosten sein. Beispielsweise zählt die Wartung von Fahrstühlen zu den Nebenkosten. Fallen diese innerhalb verschiedener Jahre sehr unterschiedlich aus, kann häufig davon ausgegangen werden, dass eine Reparatur nur als Wartungsarbeit deklariert wurde.
• Es fehlen wichtige Daten in der Abrechnung: Das A und O in einer Nebenkostenabrechnung ist, dass diese nachvollziehbar ist für den Mieter. Ist das nicht gegeben, weil essentielle Informationen fehlen, kann diese ungültig sein. Sind beispielsweise der Abrechnungszeitraum, die genauen Summen, geleistete Vorauszahlungen oder die Erläuterung des Verteilerschlüssels nicht genannt, kann das die Abrechnung ungültig machen.

• Die Wohnungsgröße ist falsch: Auch wenn dieser Grund erst einmal recht banal klingt, so kommt es doch des Öfteren vor, dass eine Nebenkostenabrechnung mit einer falschen Wohnungsgröße erstellt wurde. Besonders wenn der Verteilerschlüssel auf die Fläche ausgelegt ist, kann dies die Berechnungen maßgeblich beeinflussen.
• Der Hausmeister hat unzulässige Aufgaben übernommen: Während ein Hausmeister alle möglichen Tätigkeiten am Objekt übernehmen darf, ist ihm der Verwaltungsbereich untersagt. Zumindest darf das Gehalt, was er dafür bekommt, nicht auf die Mieter umgelegt werden. Für verwalterische Tätigkeiten muss gänzlich der Vermieter aufkommen. Aber Achtung: Wenn ein Hausmeister beispielsweise Arbeiten im Garten übernimmt, dürfen diese nicht nochmals im Punkt „Gartenpflege“ berechnet werden.
• Der Mieter soll nicht zulässige Nebenkosten tragen: Um das zu vermeiden, hat die BetrKV detailliert alle Nebenkosten aufgelistet, die ein Vermieter auf seine Mieter umlegen darf. Diese sind weiter oben im Text genannt und erläutert. Alle Kosten außerhalb dieses Rahmens dürfen Mietern nicht berechnet werden. Das sind unter anderem: Kosten für die Verwaltung, Reparaturen oder Instandhaltung.

Deshalb ist es oftmals hilfreich, die erstellte Betriebskostenabrechnung von jemandem prüfen zu lassen, der sich damit auskennt und eventuelle Fehler schnell erkennt. Das ist vor allem wichtig für Vermieter, da diese in der Regel vermeiden wollen, dass ein Mieter vorhandene Fehler entdeckt und vielleicht sogar einen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegt.

Haben Sie als Mieter allerdings bereits einen Fehler entdeckt, sollten Sie die Nebenkostenabrechnung in jedem Fall noch einmal von einem Fachanwalt für Mietrecht überprüfen lassen, der bestens in dieser Problematik bewandert ist. Dieser kann Ihnen auch sagen, inwiefern sich ein Einspruch lohnen würde.

Beweislast in der Nebenkostenabrechnung

Immer wieder tritt das Problem auf, dass eine Betriebskostenabrechnung auf dem Postweg verloren geht. Ob der Vermieter somit vertuschen will, dass er sich nicht an die gesetzliche Frist gehalten hat, ein Mieter vorgeben will, dass er die Abrechnung niemals erhalten hat, um Nachzahlungen zu umgehen oder ob das Schreiben tatsächlich nicht angekommen ist, ist häufig nicht gänzlich nachvollziehbar.

Fakt ist: Eine der beiden Parteien steht in der Beweispflicht. Das ist in der Regel der Vermieter. Doch wie kann dieser beweisen, dass er die Nebenkostenabrechnung pünktlich zugestellt hat? Dafür hat er mehrere Optionen.

• Per Einschreiben:
  Ein Einschreiben mit Rückschein ist eine häufig gewählte Methode, um den Empfang wichtiger Briefe zu bestätigen. Nachteilig ist hierbei allerdings, dass sich der Erhalt einige Tage in die Länge ziehen kann, wenn der Mieter nicht angetroffen werden konnte. Es zählt hierbei nämlich nur das Datum, wann der Mieter das entsprechende Schreiben bei der Post abgeholt hat. Außerdem wird mit dem Rückschein lediglich die Zustellung eines Schreibens quittiert – nicht die Art des Schreibens.
• Er beauftragt einen Boten:
  Solch ein Überbringer stellt entweder dem Mieter direkt die Nebenkostenabrechnung zu oder wirft sie in dessen Briefkasten. Bei einem eventuellen Streitfall, der vor Gericht landet, kann dieser als Zeuge vernommen werden. Wichtig hierbei ist, dass der Bote die Abrechnung selbst gelesen und im besten Falle auch selbst sicher im Briefumschlag verstaut haben sollte.
• Persönliche Übergabe:
  Des Weiteren hat der Vermieter auch die Möglichkeit, die Abrechnung selbst an den Mieter auszuhändigen. Die Übergabe sollte sich der Vermieter durch eine Empfangsbestätigung quittieren lassen.

Fazit: Das Wichtigste in Kürze!

Bei einer Nebenkostenabrechnung ist es also besonders wichtig, auch auf die Details zu achten und nichts zu vergessen oder zu übersehen. Die Richtigkeit einer Betriebskostenabrechnung ist niemals auf die leichte Schulter zu nehmen. Oft geht es hier um bares Geld, was durch Formfehler verloren gehen kann.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung drastisch angestiegen ist?

Im Normalfall muss ein Vermieter aufgeführte Kosten in der Abrechnung nicht begründen, wenn diese nachvollziehbar dargelegt wurden. Das Berliner Kammergericht entschied beispielsweise, dass ein Vermieter in der Beweispflicht steht, sollten die Nebenkosten eines Mieters zum Vorjahr um mehr als zehn Prozent gestiegen sein (KG Berlin, Az12 U 216/04).

Der nicht minder angestiegene Preis soll dem Mieter also noch näher erläutert werden, damit dieser ihn auch nachvollziehen kann. Das bietet mehr Transparenz und der Mieter weiß so ganz genau, wie viel er für welche Nebenkosten mehr bezahlen muss.

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Nebenkostenabrechnung: Wichtige Infos für Mieter und Vermieter

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Über den Autor

Jennifer A.

Jennifer studierte Rechtswissenschaften an der Universität Bayreuth. Seit 2018 ist sie fester Bestandteil des Redaktionsteams von anwalt.org. Sie nutzt ihr breites Wissen über das deutsche Rechtssystem seither für die Erstellung gut verständlicher Texte in Bereichen wie dem Asylrecht, Steuerrecht und Verbraucherrecht.