Auch Freelancer stehen jedes Jahr vor derselben bürokratischen Herausforderung: Spätestens zum 31. Mai müssen freie Mitarbeiter ihre Steuererklärung für das Vorjahr abgeben. Diese ist ein wichtiger Teil ihrer selbstständigen Arbeit. Doch welche Unterlagen werden hierfür benötigt und welche Fristen müssen eingehalten werden? Der folgenden Ratgeber fasst zusammen, worauf Freelancer bei der Einkommenssteuererklärung achten müssen.
Inhalt
FAQ: Steuerklärung als Freelancer
Da Freelancer in aller Regel einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen, müssen diese eine Steuererklärung abgeben.
Wer keine Steuererklärung abgibt, obwohl er dazu verpflichtet ist, macht sich unter Umständen der Steuerhinterziehung schuldig.
Ja. Bis zu welcher Höhe das in Ihrem Fall möglich ist, können Sie mit unserem Rechner ermitteln.
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Wer muss als Freelancer eine Steuererklärung abgeben?
Bevor wir erläutern, wie Selbstständige eine Steuererklärung als freier Mitarbeiter erstellen, sollen einige Begrifflichkeiten geklärt werden: Worin unterscheiden sich Freelancer und Freiberufler? Beide arbeiten selbstständig und haben keinen Arbeitgeber wie Angestellte. Doch auch wenn die beiden Begriffe im allgemeinen Sprachgebrauch synonym verwendet werden, meinen sie rechtlich nicht dasselbe.
Die freien Berufe sind abschließend in § 18 Einkommenssteuergesetz (EStG) aufgezählt. Zu ihnen gehören z. B.:
- Ärzte, Zahnärzte und Tierärzte sowie Heilpraktiker
- Rechtsanwälte, Patentanwälte und Notare
- Vermessungsingenieure, Ingenieure und Architekten
- Journalisten und Bildberichterstatter
- Übersetzer und Dolmetscher
„Freelancer“ hingegen ist die englische Bezeichnung für den freien Mitarbeiter, der anders als festangestellte Mitarbeiter (Arbeitnehmer) nicht weisungsgebunden sind. Sie haben keinen Arbeitsvertrag, sondern werden je nach Aufgabe bzw. Auftrag auf der Grundlage eines Dienst- oder Werkvertrags bezahlt.
Trotz des feinen Unterschieds haben Freelancer und Freiberufler eine Gemeinsamkeit: Jedes Jahr müssen sie eine Steuererklärung abgeben.
Wichtige Fristen für Freelancer zur Steuererklärung
Die Einkommenssteuererklärung ist für das jeweilige Kalenderjahr abzugeben, und zwar immer zum 31. Mai des Folgejahres. Die Finanzämter gewähren auf Antrag auch eine Fristverlängerung bis zum 30.September. Freelancer können diese Verlängerung formlos beantragen, sollten hierfür aber eine Begründung angeben. Wenn Sie einen Steuerberater mit der Steuererklärung beauftragt haben, kann dieser die Erklärung bis zum 31.12. abgeben oder sogar eine weitere Verlängerung der Frist zur Abgabe der Steuererklärung beantragen.
Welche Formulare müssen Freelancer für ihre Steuererklärung nutzen?
Das wichtigste Formular für die Einkommenssteuererklärung ist der Hauptvordruck bzw. der Mantelbogen, in dem sämtliche persönliche Daten des Steuerzahlers aufgenommen werden, z. B. die Steuer-Identifikationsnummer. Dieses Formular muss jeder ausfüllen, der eine Steuererklärung abgibt, also auch Freelancer.
Auch folgende Angaben werden im Mantelbogen erfasst: Sonderausgaben auf Seite 2 des Mantelbogens, z. B. Kirchensteuer, Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, private Haftpflichtversicherung, Unterhaltsleistungen, Spenden und Ausbildungskosten
Außergewöhnliche Belastungen auf Seite 3 des Mantelbogens, z. B. Arzt- und Medikamentenrechnungen. Dieser Bereich ist besonders für Menschen mit einer körperlichen oder geistigen Beeinträchtigung relevant. Sie können hier den Grad der Behinderung und die Nummer des Behindertenausweises angeben. Außerdem können Krankheits- und Pflegekosten angegeben und der Pflegepauschbetrag angekreuzt werden, wenn er dem Steuerzahler zusteht.
Welche Anlagen zur Steuererklärung sind für Freelancer relevant?
Doch damit nicht genug. Neben dem Hauptformular gibt es 20 weitere Formulare bzw. Anlagen. Hiervon müssen Freelancer für die Steuererklärung jedoch nur die Vordrucke ausfüllen, die für sie tatsächlich in Frage kommen:
- Anlage S für Selbstständige und Freiberufler und deren Einkünfte aus selbstständiger bzw. freiberuflicher Tätigkeit
- Anlage G für Gewerbetreibende für gewerbliche Unternehmer erfasst Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb
- Anlage EÜR für die Einnahmenüberschussrechnung, d. h. Betriebseinnahmen und -ausgaben
- Anlage Vorsorgeaufwand für Beiträge zur Altersvorsorge, Kranken- und Pflegeversicherung, Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung usw.
- Anlage AV für Beiträge zur (privaten) Altersvorsorge, z. B. Riester-Rente
- Anlage KAP für Kapitalanleger
- Anlage V für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
- Anlage Kind, falls sie als Freelancer Kinder haben. Achtung: Nicht nur minderjährige Kinder sind steuerrechtlich relevant. Auch für volljährige Kinder werden Steuervorteile gewährt.
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
Bei der EÜR handelt es sich um eine vereinfachte Form der Buchführung und der Gewinnermittlung. Gewöhnlich ist sie auch für Laien leicht verständlich, weil sie sich einer simplen Formel bedient. Diese lautet:
Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn
Bei dieser Berechnung stellen Freelancer ihre Einnahmen und Ausgaben aus dem jeweiligen Kalenderjahr gegenüber. Die Differenz zwischen beiden ergibt das Jahreseinkommen, welches die Grundlage für die Berechnung der Einkommenssteuer darstellt.
In der Regel sind Freelancer nicht zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) verpflichtet, sondern können die Methode der EÜR nutzen. Diese muss in der Anlage EÜR über die Software ELSTER beim Finanzamt eingereicht werden. Dies gilt übrigens auch für Kleinunternehmer mit einem Umsatz unter 17.500 Euro.
Welche Ausgaben können Freelancer in der Steuererklärung von der Steuer absetzen?
Die größte Herausforderung mag darin liegen, welche Ausgaben wie steuerlich geltend gemacht werden können, um so das eigene steuerpflichtige Einkommen zu mindern. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für relevante Ausgaben:
- Betriebliche Versicherungsbeiträge
- Fahrtkosten für den Arbeitsweg oder den Firmenwagen (Auch Freelancer können einen Firmenwagen anmelden.)
- Reisekosten
- Arbeitszimmer
- Arbeitsgeräte, Telefon, Computer
- Reparatur von Arbeitsgeräten
- Weiterbildungsmaßnahmen und Fachliteratur
- Verbandsbeiträge
Hilfestellungen für Freelancer bei der Steuererklärung
Die Erstellung einer Steuererklärung ist zeitaufwendig und nicht ganz einfach. Freelancer haben wie andere Steuerpflichtige auch die Möglichkeit, ihre Erklärung auf verschiedene Weise zu erstellen:
- Beauftragung eines Steuerberaters
- ELSTER (Abkürzung für Elektronische Steuererklärung)
- Steuersoftware
Die einfachste Methode ist es sicher, einen Steuerberater zu beauftragen. Dies verursacht zwar auch Kosten, kann Ihnen jedoch auch bei zahlreichen anderen Aufgaben helfen und zu relevanten Rechtsfragen Auskunft geben. Zu seinen wichtigsten Dienstleistungen zählen auch:
- Erstellung des Jahresabschlusses oder der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
- Umsatzsteuer-Voranmeldung
- Umsatzsteuer-Jahreserklärung
- Beratung zum Steuerrecht
Ihre Steuererklärung können Freelancer aber auch allein erstellen und abgeben, und zwar elektronisch über ELSTER. Diese Software wird vom Staat kostenlos unter elster.de zur Verfügung gestellt.
Bei der Erstellung der Einkommenssteuererklärung helfen die folgenden Schritte:
Legen Sie einen Zeitplan für die Steuererklärung fest, der die einzuhaltenden gesetzlichen Fristen berücksichtigt. Grundsätzlich besteht eine Abgabefrist bis zum 31. Mai. Freelancer, die ihre Steuererklärung selbst erstellen, sollten bis zu 2 Wochen hierfür einplanen. Im Notfall können Sie bereits im Vorfeld eine Fristverlängerung beantragen.
Der zweite Schritt liegt in der Vorbereitung der Belege und der Festlegung der benötigten Formulare bzw. Anlagen. Im Idealfall heften Sie Ihre Belege täglich ab und dokumentieren regelmäßig Ihre Einnahmen und Ausgaben. Dies mag vielleicht etwas lästig sein, spart Ihnen aber bei der eigentlichen Erstellung der Steuererklärung viel Arbeit und Gesuche. Außerdem empfiehlt es sich, alle Rechnungen, Belege und Dokumente in folgende Kategorien vorzusortieren:
- Sonderausgaben
- außergewöhnliche Belastungen
- Werbungskosten
Erst danach wird die eigentliche Steuererklärung in folgenden Schritten erstellt:
- gegebenenfalls Erstellung der EÜR
- gegebenenfalls bei ELSTER registrieren und auf Registrierungscode warten
- Erstellung der Steuererklärung mit ELSTER (oder einer entsprechenden Software)
- Angaben kontrollieren und Formulare absenden
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Gut zu wissen, dass auch freie Mitarbeiter ihre Steuererklärung für das Vorjahr spätestens zum 31. Mai eingereicht haben müssen. Ich bin seit diesem Jahr ebenfalls Freelancer und möchte das erste Mal auf diese Art meine Steuererklärung machen. Am besten wende ich mich dafür an einen Profi, der mir zuverlässig weiterhilft.
Vielen Dank für diesen Beitrag zur Steuererklärung von Freelancern. Zum Glück habe ich, wie hier auch empfohlen, bereits im Vorfeld eine Fristverlängerung für die Steuern beantragt, sonst müsste ich sie ja heute am 31. Mai noch für das Vorjahr einreichen. Dieses Jahr möchte ich die Erklärung erstmalig digital machen lassen, da ich komplett im Homeoffice bin und es mir so einfacher erscheint.
Interessant, dass Freelancer keinen Arbeitsvertrag haben, sondern werden je nach Aufgabe bzw. Auftrag auf der Grundlage eines Dienst- oder Werkvertrags bezahlt. Ich gehe davon aus, dass man als Selbstständiger auch von einem Steuerberater für Unternehmen beraten wird. Auch, wenn es gewissermaßen eine Ich-AG ist.
In meiner Branche werden vermehrt Stellen ausgeschrieben, bei denen man nach einem Freelancer verlangt. Gut zu wissen, dass „Freelancer“ die englische Bezeichnung für den freien Mitarbeiter ist, der anders als festangestellte Mitarbeiter nicht weisungsgebunden sind. Bevor ich diesen Schritt wage, werde ich aber erstmal in einer Steuerkanzlei fragen, was dabei steuerlich auf mich zukommt.
Gut zu wissen, dass freie Mitarbeiter spätestens zum 31. Mai ihre Steuererklärung für das Vorjahr abgeben müssen. Ich glaube, dass das Datum bei einer Steuererklärung für Unternehmen das gleiche ist. Allerdings bin ich mir da nicht zu hundert Prozent sicher.
Danke für den Hinweis, dass ich als Freelancer jedes Jahr zum 31.Mai die Steuererklärung für das Vorjahr abgeben muss. Ich denke ich werde mir für die ersten Jahre einen Steuerberater für Firmen suchen, der mich dabei unterstützt. Gut zu wissen, dass die freien Berufe wie Anwälte, Ärzte und Journalisten in § 18 Einkommenssteuergesetz (EStG) aufgezählt sind.