Als Freelancer eine Steuererklärung abgeben – Was ist zu beachten?

Von anwalt.org, letzte Aktualisierung am: 25. Mai 2020

Jedes Jahr müssen Freelancer ihre Steuererklärung beim Finanzamt abgeben.

Jedes Jahr müssen Freelancer ihre Steuererklärung beim Finanzamt abgeben.

Auch Freelancer stehen jedes Jahr vor derselben bürokratischen Herausforderung: Spätestens zum 31. Mai müssen freie Mitarbeiter ihre Steuererklärung für das Vorjahr abgeben. Diese ist ein wichtiger Teil ihrer selbstständigen Arbeit. Doch welche Unterlagen werden hierfür benötigt und welche Fristen müssen eingehalten werden? Der folgenden Ratgeber fasst zusammen, worauf Freelancer bei der Einkommenssteuererklärung achten müssen.

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Wer muss als Freelancer eine Steuererklärung abgeben?

Bevor wir erläutern, wie Selbstständige eine Steuererklärung als freier Mitarbeiter erstellen, sollen einige Begrifflichkeiten geklärt werden: Worin unterscheiden sich Freelancer und Freiberufler? Beide arbeiten selbstständig und haben keinen Arbeitgeber wie Angestellte. Doch auch wenn die beiden Begriffe im allgemeinen Sprachgebrauch synonym verwendet werden, meinen sie rechtlich nicht dasselbe.

Die freien Berufe sind abschließend in § 18 Einkommenssteuergesetz (EStG) aufgezählt. Zu ihnen gehören z. B.:

  • Ärzte, Zahnärzte und Tierärzte sowie Heilpraktiker
  • Rechtsanwälte, Patentanwälte und Notare
  • Vermessungsingenieure, Ingenieure und Architekten
  • Journalisten und Bildberichterstatter
  • Übersetzer und Dolmetscher
Einkommenssteuer und Umsatzsteuer: Die Pflicht zur Steuererklärung trifft jeden Freelancer zweimal.

Einkommenssteuer und Umsatzsteuer: Die Pflicht zur Steuererklärung trifft jeden Freelancer zweimal.

Freelancer” hingegen ist die englische Bezeichnung für den freien Mitarbeiter, der anders als festangestellte Mitarbeiter (Arbeitnehmer) nicht weisungsgebunden sind. Sie haben keinen Arbeitsvertrag, sondern werden je nach Aufgabe bzw. Auftrag auf der Grundlage eines Dienst- oder Werkvertrags bezahlt.

Trotz des feinen Unterschieds haben Freelancer und Freiberufler eine Gemeinsamkeit: Jedes Jahr müssen sie eine Steuererklärung abgeben.

Neben der Einkommenssteuererklärung müssen Selbstständige in der Regel einmal jährlich auch eine Umsatzsteuererklärung abgeben.

Wichtige Fristen für Freelancer zur Steuererklärung

Die Einkommenssteuererklärung ist für das jeweilige Kalenderjahr abzugeben, und zwar immer zum 31. Mai des Folgejahres. Die Finanzämter gewähren auf Antrag auch eine Fristverlängerung bis zum 30.September. Freelancer können diese Verlängerung formlos beantragen, sollten hierfür aber eine Begründung angeben. Wenn Sie einen Steuerberater mit der Steuererklärung beauftragt haben, kann dieser die Erklärung bis zum 31.12. abgeben oder sogar eine weitere Verlängerung der Frist zur Abgabe der Steuererklärung beantragen.

Achtung: Ab der Steuererklärung 2019, in welcher das Jahr 2018 abgerechnet wird, verschiebt sich die Frist nach hinten. Stichtag ist dann nicht mehr der 31. Mai, sondern der 31. Juli. Sie haben dann also etwas länger Zeit. Auch Steuerberater können sich ab der Steuererklärung für das Jahr 2018 mehr Zeit lassen: Für sie verlängert sich die Frist vom 31. Dezember auf den 28. bzw. 29. Februar des Folgejahres.

Welche Formulare müssen Freelancer für ihre Steuererklärung nutzen?

Das wichtigste Formular für die Einkommenssteuererklärung ist der Hauptvordruck bzw. der Mantelbogen, in dem sämtliche persönliche Daten des Steuerzahlers aufgenommen werden, z. B. die Steuer-Identifikationsnummer. Dieses Formular muss jeder ausfüllen, der eine Steuererklärung abgibt, also auch Freelancer.

Auch folgende Angaben werden im Mantelbogen erfasst: Sonderausgaben auf Seite 2 des Mantelbogens, z. B. Kirchensteuer, Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, private Haftpflichtversicherung, Unterhaltsleistungen, Spenden und Ausbildungskosten

Welche Formulare müssen Freelancer für ihre Steuererklärung nutzen?

Welche Formulare müssen Freelancer für ihre Steuererklärung nutzen?

Außergewöhnliche Belastungen auf Seite 3 des Mantelbogens, z. B. Arzt- und Medikamentenrechnungen. Dieser Bereich ist besonders für Menschen mit einer körperlichen oder geistigen Beeinträchtigung relevant. Sie können hier den Grad der Behinderung und die Nummer des Behindertenausweises angeben. Außerdem können Krankheits- und Pflegekosten angegeben und der Pflegepauschbetrag angekreuzt werden, wenn er dem Steuerzahler zusteht.

Welche Anlagen zur Steuererklärung sind für Freelancer relevant?

Doch damit nicht genug. Neben dem Hauptformular gibt es 20 weitere Formulare bzw. Anlagen. Hiervon müssen Freelancer für die Steuererklärung jedoch nur die Vordrucke ausfüllen, die für sie tatsächlich in Frage kommen:

  • Anlage S für Selbstständige und Freiberufler und deren Einkünfte aus selbstständiger bzw. freiberuflicher Tätigkeit
  • Anlage G für Gewerbetreibende für gewerbliche Unternehmer erfasst Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb
  • Anlage EÜR für die Einnahmenüberschussrechnung, d. h. Betriebseinnahmen und -ausgaben
  • Anlage Vorsorgeaufwand für Beiträge zur Altersvorsorge, Kranken- und Pflegeversicherung, Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung usw.
  • Anlage AV für Beiträge zur (privaten) Altersvorsorge, z. B. Riester-Rente
  • Anlage KAP für Kapitalanleger
  • Anlage V für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
  • Anlage Kind, falls sie als Freelancer Kinder haben. Achtung: Nicht nur minderjährige Kinder sind steuerrechtlich relevant. Auch für volljährige Kinder werden Steuervorteile gewährt.
Zusätzlich zur Steuererklärung muss ein freier Mitarbeiter auch eine Umsatzsteuererklärung machen, wenn er nicht als Kleinunternehmer gilt. Kleinunternehmer dürfen einen Jahresumsatz von 17.500 Euro nicht überschreiten.

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Für ihre Gewinnermittlung aus Einnahmen und Ausgaben benutzen Freelancer bei der Steuererklärung die Anlage EÜR.

Für ihre Gewinnermittlung aus Einnahmen und Ausgaben benutzen Freelancer bei der Steuererklärung die Anlage EÜR.

Bei der EÜR handelt es sich um eine vereinfachte Form der Buchführung und der Gewinnermittlung. Gewöhnlich ist sie auch für Laien leicht verständlich, weil sie sich einer simplen Formel bedient. Diese lautet:

Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn

Bei dieser Berechnung stellen Freelancer ihre Einnahmen und Ausgaben aus dem jeweiligen Kalenderjahr gegenüber. Die Differenz zwischen beiden ergibt das Jahreseinkommen, welches die Grundlage für die Berechnung der Einkommenssteuer darstellt.

In der Regel sind Freelancer nicht zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) verpflichtet, sondern können die Methode der EÜR nutzen. Diese muss in der Anlage EÜR über die Software ELSTER beim Finanzamt eingereicht werden. Dies gilt übrigens auch für Kleinunternehmer mit einem Umsatz unter 17.500 Euro.

Eine formlose Übermittlung der Einnahmenüberschussrechnung genügt nicht mehr.

Welche Ausgaben können Freelancer in der Steuererklärung von der Steuer absetzen?

Die größte Herausforderung mag darin liegen, welche Ausgaben wie steuerlich geltend gemacht werden können, um so das eigene steuerpflichtige Einkommen zu mindern. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für relevante Ausgaben:

  • Betriebliche Versicherungsbeiträge
  • Fahrtkosten für den Arbeitsweg oder den Firmenwagen (Auch Freelancer können einen Firmenwagen anmelden.)
  • Reisekosten
  • Arbeitszimmer
  • Arbeitsgeräte, Telefon, Computer
  • Reparatur von Arbeitsgeräten
  • Weiterbildungsmaßnahmen und Fachliteratur
  • Verbandsbeiträge

Hilfestellungen für Freelancer bei der Steuererklärung

Die Erstellung einer Steuererklärung ist zeitaufwendig und nicht ganz einfach. Freelancer haben wie andere Steuerpflichtige auch die Möglichkeit, ihre Erklärung auf verschiedene Weise zu erstellen:

  • Beauftragung eines Steuerberaters
  • ELSTER (Abkürzung für Elektronische Steuererklärung)
  • Steuersoftware
Der Name ELSTER ist ein Akronym für Elektronische Steuererklärung. Die Website elster.de kann als eine Art Online-Finanzamt betrachtet werden.
Wertvolle Hilfe erhalten Freelancer bei der Steuererklärung und bei anderen Aufgaben vom Steuerberater.

Wertvolle Hilfe erhalten Freelancer bei der Steuererklärung und bei anderen Aufgaben vom Steuerberater.

Die einfachste Methode ist es sicher, einen Steuerberater zu beauftragen. Dies verursacht zwar auch Kosten, kann Ihnen jedoch auch bei zahlreichen anderen Aufgaben helfen und zu relevanten Rechtsfragen Auskunft geben. Zu seinen wichtigsten Dienstleistungen zählen auch:

  • Erstellung des Jahresabschlusses oder der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Umsatzsteuer-Jahreserklärung
  • Beratung zum Steuerrecht

Ihre Steuererklärung können Freelancer aber auch allein erstellen und abgeben, und zwar elektronisch über ELSTER. Diese Software wird vom Staat kostenlos unter elster.de zur Verfügung gestellt.

Bei der Erstellung der Einkommenssteuererklärung helfen die folgenden Schritte:

Legen Sie einen Zeitplan für die Steuererklärung fest, der die einzuhaltenden gesetzlichen Fristen berücksichtigt. Grundsätzlich besteht eine Abgabefrist bis zum 31. Mai. Freelancer, die ihre Steuererklärung selbst erstellen, sollten bis zu 2 Wochen hierfür einplanen. Im Notfall können Sie bereits im Vorfeld eine Fristverlängerung beantragen.

Der zweite Schritt liegt in der Vorbereitung der Belege und der Festlegung der benötigten Formulare bzw. Anlagen. Im Idealfall heften Sie Ihre Belege täglich ab und dokumentieren regelmäßig Ihre Einnahmen und Ausgaben. Dies mag vielleicht etwas lästig sein, spart Ihnen aber bei der eigentlichen Erstellung der Steuererklärung viel Arbeit und Gesuche. Außerdem empfiehlt es sich, alle Rechnungen, Belege und Dokumente in folgende Kategorien vorzusortieren:

  • Sonderausgaben
  • außergewöhnliche Belastungen
  • Werbungskosten

Erst danach wird die eigentliche Steuererklärung in folgenden Schritten erstellt:

  • gegebenenfalls Erstellung der EÜR
  • gegebenenfalls bei ELSTER registrieren und auf Registrierungscode warten
  • Erstellung der Steuererklärung mit ELSTER (oder einer entsprechenden Software)
  • Angaben kontrollieren und Formulare absenden
Freelancer können ihre Steuererklärung auch mithilfe von Steuerspar-CDs erstellen. Diese sind weitaus kostengünstiger als ein Steuerberater. Diese Programme führen den Nutzer Schritt für Schritt und geben außerdem Tipps zum Steuern sparen.
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Als Freelancer eine Steuererklärung abgeben – Was ist zu beachten?
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Ein Gedanke zu „Als Freelancer eine Steuererklärung abgeben – Was ist zu beachten?

  1. Birte

    Danke für den Hinweis, dass ich als Freelancer jedes Jahr zum 31.Mai die Steuererklärung für das Vorjahr abgeben muss. Ich denke ich werde mir für die ersten Jahre einen Steuerberater für Firmen suchen, der mich dabei unterstützt. Gut zu wissen, dass die freien Berufe wie Anwälte, Ärzte und Journalisten in § 18 Einkommenssteuergesetz (EStG) aufgezählt sind.

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