Notarielle Beglaubigung: Die Echtheit bestätigen

Notarielle Beglaubigung: Wann ist diese notwendig bzw. sinnvoll?

Notarielle Beglaubigung: Wann ist diese notwendig bzw. sinnvoll?

Mit einem Computer, einem Grafikprogramm und wenigen Klicks können auch die schlechtesten Noten sich in das Zeugnis eines Musterschülers verwandeln. Denn die Technik macht es möglich, immer bessere Kopien oder Bearbeitungen zu erstellen, die vom Original nicht mehr zu unterscheiden sind. Ein Nachweis für die Echtheit eines Dokumentes kann dabei die notarielle Beglaubigung darstellen.

Doch wann ist es notwendig, ein Dokument oder eine Vereinbarung notariell beglaubigen zu lassen? Welche Funktion erfüllt eine notarielle Unterschriftsbeglaubigung? Worin unterscheiden sich eine öffentliche Beglaubigung und eine notarielle Beurkundung? Und muss eine Betreuungsverfügung notariell beglaubigt werden? Antworten auf diese und weitere Fragen liefert der nachfolgende Ratgeber.

Was ist eine notarielle Beglaubigung?

Notarielle Beglaubigungen bestätigen die Korrektheit von Kopien und Unterschriften.

Notarielle Beglaubigungen bestätigen die Korrektheit von Kopien und Unterschriften.

Eine notarielle Beglaubigung ist eine Bescheinigung, welche die Echtheit einer Unterschrift oder einer sogenannten Abschrift bestätigt. Im Allgemeinen sprechen Juristen immer dann von einer Abschrift, wenn es sich um eine identische Vervielfältigung eines Schriftstückes – also eine Kopie – handelt.

Der Notar bestätigt bei einer Beglaubigung allerdings ausschließlich die Echtheit der Unterschrift bzw. Abschrift. Der Inhalt der Erklärung oder Vereinbarung erfährt in diesem Fall allerdings keine Überprüfung auf Rechtmäßigkeit. Auch eine umfassende Beratung zur rechtlichen Tragweite der Unterlagen entfällt für die notarielle Beglaubigung, bei einer Beurkundung muss diese hingegen gemäß Beurkundungsgesetz (BeurkG) durch den Notar erfolgen.

Darüber hinaus unterscheiden sich notarielle Beurkundung und Beglaubigung auch bei den formalen Vorgaben. Denn für letztere ist keine Niederschrift, welche den Wortlaut der Vereinbarung wiedergibt, notwendig. Stattdessen reicht gemäß § 39 BeurkG eine Urkunde aus, welche die Unterschrift sowie das Siegel des Notars mit einem entsprechenden Vermerk. Im Vermerk muss dabei sowohl der Ort als auch das Datum der Ausstellung angegeben werden.

Notarielle Beglaubigungen: Welche Formen lassen sich unterscheiden?

Für eine notarielle Unterschriftbeglaubigung muss die Unterschrift vor dem Notar erfolgen.

Für eine notarielle Unterschriftbeglaubigung muss die Unterschrift vor dem Notar erfolgen.

Wie zuvor bereits erwähnt, kann eine notarielle Beglaubigung sowohl für eine Unterschrift als auch für eine Abschrift erfolgen. Worin sich diese beiden Formen unterscheiden und welchem Zweck sie jeweils dienen, erklären wir nachfolgend.

Die notarielle Beglaubigung einer Unterschrift ist gemäß § 40 BeurkG in der Regel nur dann möglich, wenn die zu beglaubigende Unterschrift in der Gegenwart des Notars vollzogen wird. Dadurch kann dieser die Echtheit der Signatur bestätigen. Diese Urkunde dient somit vor allem als Nachweis dafür, dass die Unterschrift tatsächlich von der erklärenden Person stammt.

Eine notariell beglaubigte Unterschrift kann zum Beispiel für Erklärungen an das Grundbuchamt oder das Handelsregister notwendig sein.

Der Vermerk für eine notarielle Beglaubigung folgt einem Muster. Die gesetzlich definierte Formulierung bei der Unterschriftsbeglaubigung lautet dabei wie folgt:

„Vorstehende vor mir vollzogene Unterschrift des Herrn/Frau […], geboren am xx.xx.xxxx, wohnhaft in [Straße Hausnummer, Postleitzahl, Ort] beglaubige ich hiermit.“

Eine notarielle Beglaubigung kann darüber hinaus auch dazu dienen, die Übereinstimmung einer Abschrift mit der Vorlage zu bestätigen. Dabei soll die Beglaubigung nicht die Echtheit oder Gültigkeit des Originals bescheinigen. Zudem muss die Urschrift dem Notar bei der Beglaubigung vorliegen.

Eine solche notariell beglaubigte Kopie ist bei Zeugnissen häufig notwendig. Denn mittlerweile verlangen viele Universitäten einen solchen Echtheitsnachweis bei der Einschreibung.

Zusätzlich zur notariellen Beglaubigung lassen sich auch noch amtliche Beglaubigungen unterscheiden. Diese Bescheinigungen können von verschiedenen Behörden ausgestellt werden. Zu ihnen zählen unter anderem die Gemeindeverwaltungen, Landkreise oder sonstige Verwaltungsbehörden. Da die Zuständigkeit je nach Bundesland und Landesrecht variieren kann, sollten Sie sich im Vorfeld bei der entsprechenden Stelle informieren.

Wann können Sie auf eine notarielle Beglaubigung verzichten?

Eine notariell beglaubigte Vollmacht findet bei Banken und Behörden mehr Akzeptanz.

Eine notariell beglaubigte Vollmacht findet bei Banken und Behörden mehr Akzeptanz.

Prinzipiell können Sie für jede Unterschrift und jedes Dokument eine notarielle Beglaubigung ausstellen lassen. Allerdings stellt sich dabei die Frage, ob ein entsprechendes Vorgehen notwendig bzw. sinnvoll ist und die damit einhergehenden Kosten rechtfertigt.

So ist zum Beispiel eine Generalvollmacht auch ohne eine notarielle Beglaubigung meist rechtsgültig. Denn eine solche Erklärung können Sie grundsätzlich formlos aufsetzen. Eine notarielle Beglaubigung bzw. Beurkundung ist allerdings dann notwendig, wenn die Vollmacht Sie zum Beispiel dazu berechtigen soll, bei Immobilien Belastungen oder einen Verkauf vorzunehmen.

Laut Gesetz müssen Sie weder eine Betreuungs- oder Patientenverfügung noch Vorsorgevollmacht notariell beglaubigen oder beurkunden lassen. Allerdings kann der Gang zum Notar durchaus Vorteile bringen, denn dadurch können Sie sicherstellen, dass alle Institutionen, Behörden und Banken das Dokument ohne Einschränkungen akzeptieren.

Darüber hinaus müssen Sie auch ein Testament nicht notariell beglaubigen zu lassen. Möchten Sie bei Ihrem letzten Willen die Dienste eines Notars in Anspruch nehmen, um zum Beispiel einer möglichen Anfechtung des Testaments entgegen zu wirken, empfiehlt sich das Aufsetzen eines notariellen Testamentes.

Ebenso ist es unüblich, eine Schenkung notariell beglaubigen zu lassen. Denn eine solche Erbschaft zu Lebzeiten ist in der Regel – solange dabei keine Immobilien übertragen werden – ohne die Tätigkeit eines Notars rechtskräftig. Dies gilt auch, wenn Sie einen Schenkungsvertrag aufsetzen.

Möchten Sie Ihr Auto oder andere Vermögenswerte veräußern, sollten Sie die Bedingungen in einem Kaufvertrag festhalten. Notariell beglaubigen müssen Sie dieses Dokument allerdings nicht. Einen Termin beim Notar schreibt der Gesetzgeber nämlich nur beim Verkauf von Immobilien vor.

Notarielle Beglaubigung für das Ausland und ausländischer Dokumente

Möchten oder müssen Sie eine notarielle Urkunde im Ausland verwenden, kann der Fall eintreten, dass Sie zusätzlich auch die Echtheit dieses Schriftstückes bestätigen lassen müssen. Möglich ist dies entweder dadurch, dass die notarielle Beglaubigung um eine Apostille ergänzt wird oder indem Sie sich bei der jeweiligen Auslandsvertretung eine Legalisation ausstellen lassen. Welche Option in Ihrem Fall notwendig ist, hängt vom jeweiligen Land ab. Informieren Sie sich daher im Vorfeld über die rechtlichen Vorschriften.

Deutsche Behörden akzeptieren fremdsprachige Dokumente in der Regel nicht. Daher kann es zum Beispiel notwendig sein, vor einer Hochzeit eine Geburtsurkunde übersetzen zu lassen. Allerdings darf nicht jeder eine solche Translation verfassen, denn dafür müssen meist die Dienste eines vereidigten Dolmetschers in Anspruch genommen werden, der eine notariell beglaubigte Übersetzung erstellt.

Welche Kosten verursacht eine notarielle Beglaubigung?

Notarielle Beglaubigung einer Unterschrift: Die Kosten fallen verhältnismäßig gering aus.

Notarielle Beglaubigung einer Unterschrift: Die Kosten fallen verhältnismäßig gering aus.

Eine notarielle Beglaubigung geht mit Kosten einher. Wie hoch diese ausfallen, hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören unter anderem:

  • die Art der Beglaubigung
  • die Anzahl der Seiten (Kosten für Kopien)
  • sonstige Tätigkeit des Notars
  • der Geschäftswert der Urkunde

Die ggf. anfallenden Kosten für eine notarielle Beglaubigung zeigen unsere Beispiele exemplarisch:

  • Frau Müller benötigt eine beglaubigte Kopie Ihres Abiturzeugnisses. Für diese notarielle Beglaubigung einer Abschrift fallen in der Regel Gebühren in Höhe von 10 Euro an.
  • Herr Meier ist häufig auf Geschäftsreisen. Damit seine Frau auch in seiner Abwesenheit alle Rechnungen bezahlen kann, möchte er dieser eine Bankvollmacht erteilen. Seine Erklärung bzw. Unterschrift lässt er beim Notar beglaubigen. Für eine reine Unterschriftsbeglaubigung können in der Regel Kosten zwischen 20 und 70 Euro anfallen.
Bei den hier genannten Summen handelt es sich um Beispiele. Drüber hinaus kommen noch Auslagen für Kopien, Porto sowie die gesetzliche Mehrwertsteuer hinzu.
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Notarielle Beglaubigung: Die Echtheit bestätigen
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Über den Autor:

Nicole studierte Buchwissenschaft an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz und beschäftigte sich bereits währenddessen mit den verschiedenen Aspekten des Urheberrechts und des gewerblichen Rechtsschutzes. Aufgrund ihrer zahlreichen Reisen ist sie zudem mit dem Reiserecht und anderen Aspekten des Verbraucherschutzes vertraut.

4 Gedanken zu „Notarielle Beglaubigung: Die Echtheit bestätigen

  1. V. Klaus

    Mein Vater ist am 3.11.2018 verstorben und ein Testament ist beim Nachlassgericht. Dort habe ich schon die nötigen Papiere eingereicht damit es eröffnet wird.. Da ich schon weiß das ich Alleinerbe werden soll mache ich mich inzwischen den ganzen Papierkram der zu erledigen ist. Da ich selber in dem Haus noch wohne was mir auch vererbt wird als Alleinerbe habe ich so einiges ab und umgemeldet. Nun musste ich auch unseren Netzbetreiber wegen der bestehenden PV-Anlage anschreiben und wollte dieses alles auf meinen Namen laufen lassen. Nun soll ich dem Netzbetreiber noch ein Formular wegen der EEG Umlage ausfüllen und einen Erbschein zukommen lassen. Aber leider habe ich gar keinen Erbschein , weil mir auf dem Amtsgericht gesagt worden ist das ich für mich keinen brauche. Denn der ist auch mit Kosten verbunden. Aber nun ist doch die Frage was für ein notarielles Dokument kann das belegen das ich Alleinerbe werde und damit das Haus sowie die darauf befindliche PV-Anlage in meinem Besitz übergeht. Was für ein notarielles Dokument muss ich mir dafür besorgen , was sollte da drin stehen und wer stellt mir so etwas aus und wie hoch sind dafür die Kosten ?
    Das ist leider alles Neuland für mich.

    MfG

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  2. Luise

    Ich muss meine Zeugnisse bei einem Fachübersetzer ins Englische übersetzen lassen. Dass hier eine Beglaubigung durch den Notar nicht ausreicht, macht durchaus Sinn. Ich muss mich also auf die Suche nach einem vereidigten Dolmetscher machen.

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  3. Jim

    Bei einer größeren Anschaffung von ,keine Ahnung, Industrie Fabriken, dann kann ich mir das schon gut vorstellen dass dort ein größerer Aufwand betrieben werden muss. Ganz Nachvollziehen kann ich das nicht ganz aber wenn es dort um rechtliche Absicherung geht dann sollte man immer auf Nummer sicher gehen. Schließlich geht es um mehrere Millionen, sehr wahrscheinlich.

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  4. N

    Ich muss einige Dokumente übersetzen lassen und informiere mich daher über das Thema. Gut zu wissen, dass man dafür einen vereidigten Dolmetscher braucht. Ich dachte, dass ich mich an einen Notar wenden sollte. Danke für den Beitrag, sehr informativ!

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