Personalakte – Was ist enthalten, wie kann ich sie einsehen?

Von anwalt.org, letzte Aktualisierung am: 5. Juli 2020

Personalakten beinhalten Dokumente zu jedem einzelnen Arbeitnehmer
Personalakten beinhalten Dokumente zu jedem einzelnen Arbeitnehmer
Vom Arbeitnehmer benötigen Vorgesetzte keine Einverständniserklärung für die Personalakte.

Vom Arbeitnehmer benötigen Vorgesetzte keine Einverständniserklärung für die Personalakte.

Fast jeder Arbeitnehmer hat sie, selten bekommt er sie jedoch zu Gesicht: die Personalakte. Darin sind alle Dokumente enthalten, die bei der Verwaltung eines Arbeitsverhältnisses anfallen, von der Bewerbung über das Mitarbeitergespräch bis hin zur Kündigung. Dabei ist der Arbeitgeber keinesfalls verpflichtet, den Mitarbeiter über jeden Eintrag in die Personalakte oder überhaupt über den Inhalt der Personalakte von sich aus aufzuklären.

Das Signalwort ist hier: “von sich aus”. Jeder Arbeitnehmer hat nämlich das Recht, Einsicht in die Personalakte zu bekommen. Auf welches Gesetz Sie sich bei einem solchen Antrag stützen können, was Sie in Ihrer Personalakte finden könnten und weitere Informationen rund um Datenschutz und Aufbewahrungsfristen von Personalakten, das lesen Sie in unserem Ratgeber.

Personalakte: Inhalt und Aufbau

Mitarbeitergespräch: Das Protokoll kann der Personalakte beigefügt werden.

Mitarbeitergespräch: Das Protokoll kann der Personalakte beigefügt werden.

Zwar gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Personalaktenführung, jedoch bietet sie sich schon allein dafür an, die Übersicht über die Unterlagen eines Mitarbeiters zu behalten. Der Aufbau der Personalakte sollte demnach eine gewisse Struktur aufweisen. Dennoch kann jedes Unternehmen selbst entscheiden, welche Dokumente es sammelt und wie es diese anordnet.

Ein Beispiel dafür ist jedoch die folgende Auflistung. Sie kann bzgl. der Personalakte eine Art Muster darstellen.

  1. Deckblatt mit persönlichen Daten des Mitarbeiters wie:
    • Name, Adresse und Geburtsdatum
    • Beschäftigungsbeginn und ggf. -ende
    • Krankenkasse
    • Steuernummer
    • Rentenversicherungsnummer
    • aktuelles Gehalt
    • Bankverbindung
  2. Persönliche Unterlagen, bspw.:
    • ausgefüllter Personalbogen
    • Bewerbungsunterlagen
    • Private Änderungen (sofern relevant) wie Wechsel der Adresse oder Heirat
    • Polizeiliches Führungszeugnis
  3. Relevante Dokumente die Arbeit betreffend:
    • Stellenbeschreibung
    • Kopie des Sozialversicherungsausweises
    • Steuerkarte
    • bei ausländischen Mitarbeitern ggf. Arbeitserlaubnis
    • Meldungen an die Krankenkasse
    • Unterlagen zu Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Elternzeit etc.)
  4. Vertragliche Vereinbarungen
    • Arbeitsvertrag
    • ggf. zusätzliche Vereinbarungen, bspw. Zusatzleistungen
    • alle später geschlossenen Änderungen bspw. der Bezüge oder der Tätigkeit
  5. Entwicklung des Arbeitnehmers, z. B.:
    • Änderungen des Gehalts
    • Beurteilungen
    • Versetzungen
    • Weiterbildungen
    • Beförderungen
    • Abmahnungen
  6. Unterlagen zum Beschäftigungsende
  7. Allgemeiner Schriftverkehr, sofern er nicht in die obigen Kategorien passt (in der Regel Schreiben, die der Arbeitgeber dem Mitarbeiter zukommen lässt)
  8. Nebenakten wie Zeiterfassungskarten und medizinische Unterlagen
Der Inhalt der Personalakte darf nur aus Dokumenten bestehen, welche für die Arbeit relevant sind.

Der Inhalt der Personalakte darf nur aus Dokumenten bestehen, welche für die Arbeit relevant sind.

Weiterhin sollte beachtet werden, dass in einer Personalakte nur jene Dokumente aufbewahrt werden dürfen, die gesetzlich vorgeschrieben sind bzw. jene Unterlagen, die im direkten Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen. Hingegen darf die Aufbewahrung in der Personalakte keine unwahren Angaben enthalten oder solche, die beleidigend bzw. diffamierend sind, oder die ausschließlich die Privatsphäre des Mitarbeiters betreffen.

Die digitale Personalakte: Besonderheiten und Ziele

Die digitale Personalakte ist eine Software, mit der oben aufgeführte Dokumente in elektronischer Form verwaltet werden sollen. Nutzer versprechen sich erstrebenswerte Vorteile wie

  • Zeitgewinn,
  • daraus resultierende Qualitätssteigerung,
  • außerdem Kostensenkung und
  • Auflösung der papierenen Personalakten und deren Ordner

von ihrer Einführung. Die elektronische Personalakte enthält somit wichtige und sensible Informationen über den Mitarbeiter. Daher spielt der Datenschutz bei dieser Personalakte eine wichtige Rolle.

Zentrale Anforderungen in diesem Bereich betreffen die Verschlüssung und die sichere Übersendung solcher Unterlagen. Darüber hinaus hat das Bundesfinanzministerium allgemeingültige Regeln festgelegt, um Personalakten zu digitalisieren und in dieser Form geschützt aufzubewahren. Diese sind in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (GoBS) niedergeschrieben.

Personalakten: Aufbewahrung und Einsichtnahme

Auf Wunsch muss dem Mitarbeiter Einsicht in die Personalakte gewährt werden.

Auf Wunsch muss dem Mitarbeiter Einsicht in die Personalakte gewährt werden.

Hierbei sollte noch einmal festgehalten werden: Auch wenn sie in Papierform vorliegt, spielt bei der Personalakte der Datenschutz eine wichtige Rolle und unterschiedliche Datenschutzregeln kommen hier zur Anwendung.

So sollte nur ein kleiner Kreis von Berechtigten Zugang zu diesen Ordnern haben. Sie sind demnach fern von Unberechtigten aufzubewahren.

Außerdem gehört zu den wichtigen Regeln bzgl. der Aufbewahrung einer Personalakte auch die Aufbewahrungsfrist.

Wie kann ich meine Personalakte einsehen?

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, in die eigene Personalakte Einsicht zu erlangen. So ist es im Paragraf 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) festgesetzt:

(1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird.
(2) Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen.

Es ist dem Mitarbeiter nicht gestattet, die Unterlagen mit nach Hause zu nehmen und dort durchzusehen. In der Regel wird er seine Unterlagen in einem vom Vorgesetzten dafür ausgewiesenen Raum sichten dürfen. Es ist jedoch erlaubt, während der Einsicht in die Personalakte Kopien von den gewünschten Unterlagen zu machen.

Bei der Einsichtnahme in die Personalakte darf der Mitarbeiter normalerweise den Arbeitgeber darauf hinweisen, dass unrichtige Angaben enthalten sind, die Letzterer dann entfernen muss. Sollte es bei solch einem Hinweis jedoch nur um Unterlagen gehen, bei denen der Arbeitnehmer befürchtet, sie würden für ihn einen Nachteil darstellen (bspw. eine schlechte Beurteilung oder eine Abmahnung), muss keine Entfernung stattfinden.

In Bezug auf solch eine möglicherweise negative Aktennotiz in der Personalakte stellt sich die Frage, wie lang diese in dem persönlichen Ordner aufbewahrt wird und ob diese entfernt werden kann.

Wie lässt sich eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen?

Abmahnung erhalten: Wie lange sie in der Personalakte bleibt, können Sie beeinflussen.

Abmahnung erhalten: Wie lange sie in der Personalakte bleibt, können Sie beeinflussen.

Zunächst einmal ergibt sich aus dem vorangehenden Absatz, dass eine Abmahnung, die unrichtige Angaben enthält, generell auf Antrag des Arbeitnehmers vernichtet werden muss. Aus dem oben zitierten Gesetzestext ergibt sich darüber hinaus, dass der Mitarbeiter eine Gegendarstellung schreiben kann, welche dann der Akte hinzugefügt werden muss.

Um die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu erwirken, könnte auch der Betriebsrat hinzugezogen werden, der verpflichtet ist, Beschwerden von Arbeitnehmern nachzugehen.

Eine Variante wäre aber auch der Antrag, die Abmahnung zu entfernen, da sie wegen Zeitablauf gegenstandslos geworden ist. Das kann der Fall sein, wenn der Abgemahnte zwar zu recht geahndet wurde, jedoch sich seither über einen längeren Zeitraum tadellos verhalten hat.

Dennoch: Eine richtige Verjährung für eine Abmahnung in der Personalakte existiert im Arbeitsrecht nicht. Hier kommt es auf die individuelle Situation an.

Aufbewahrung von Personalakten nach Austritt aus dem Beschäftigungsverhältnis

Wenn Arbeitnehmer eine Personalakte anlegen, bewahren sie diese logischerweise mindestens so lang auf, wie der Beschäftigte bei ihrer Firma arbeitet. Sobald dieser jedoch das Unternehmen verlässt, stellt sich die Frage, wie lang seine Unterlagen nun noch bei der Firma herumliegen.

Dies lässt sich leider nicht pauschal beantworten, da es abhängig von den enthaltenen Unterlagen ist. Bewerbungsunterlagen bspw. können in der Regel sofort vernichtet werden. Anders sieht es bei anderen Dokumenten aus, die im Zusammenhang zu potentiellen noch folgenden Ansprüchen des ehemaligen Mitarbeiters stehen. Innerhalb von drei Jahren kann dieser nämlich noch Schadensersatzansprüche stellen, bspw. noch zustehender Urlaubsanspruch.

Manche Dokumente der Personalakte haben eine jahrzehntelange Aufbewahrungsfrist.

Manche Dokumente der Personalakte haben eine jahrzehntelange Aufbewahrungsfrist.

Dokumente mit einer steuerlichen Bedeutung müssen laut Gesetz sechs Jahre aufbewahrt werden.

Sind in der Personalakte Buchungsbelege enthalten, müssen diese sogar bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden.

Die Verjährungsfrist für Versorgungsansprüche endet jedoch noch viel später. In Bezug auf die Pensionskasse beträgt diese 30 Jahre. Relevante Dokumente sollten ebenso lang vom Unternehmen aufbewahrt werden.

Sind alle Aufbewahrungsfristen abgelaufen, muss die Akte vernichtet werden. Dabei ist die Entsorgung in den Papierkorb keinesfalls ausreichend. Vernichten bedeutet hier, dass niemand mehr Zugang zu den in der Personalakte enthaltenen Daten erhalten kann.

Personalakte und öffentlicher Dienst

Der öffentliche Dienst stellt jedoch eine Ausnahme bei der Führung einer Personalakte dar. So gibt es im Beamtenrecht gesetzliche Regelungen über die Anlegung und Führung eines solchen Ordners. In Paragraf 3 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) ist das Recht auf die Einsichtnahme in die Personalakte bzgl. öffentlicher Dienst festgehalten.

Hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen von Personalakten (öffentlicher Dienst) macht die Gesetzgebung keine Unterschiede.

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