beA: Muss ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach verwendet werden?

Von anwalt.org, letzte Aktualisierung am: 19. September 2022

beA: Ein elektronisches Postfach für die Kommunikation von Anwälten und Gerichten.
beA: Ein elektronisches Postfach für die Kommunikation von Anwälten und Gerichten.

FAQ: beA

Was versteht man unter beA?

Die Abkürzung beA steht für das besondere elektronische Anwaltspostfach, welches Rechtsanwälten die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr ermöglicht. Es dient damit der elektronischen Kommunikation zwischen Gericht und Anwalt sowie zwischen Anwälten untereinander.

Ist das beA verpflichtend?

Ja, gemäß § 31a Abs. 6 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) ist für jeden im Gesamtverzeichnis der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) eingetragenen Anwalt ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach Pflicht.

Wie funktioniert das beA?

Für die Anmeldung beim beA ist entweder eine sogenannte beA-Karte oder eine entsprechendes Software-Zertifikat sowie ein dazugehöriger Pin notwendig. Es handelt sich dabei um eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die den Datenschutz sicherstellen und einen Missbrauch verhindern soll.

Was ist „beA“?

Dokumente übermitteln mit beA: Das Postfach ist mittlerweile Pflicht für alle Anwälte in Deutschland.
Dokumente übermitteln mit beA: Das Postfach ist mittlerweile Pflicht für alle Anwälte in Deutschland.

Unter der Bezeichnung Legal Tech hält die Digitalisierung bei der juristischen Arbeit immer mehr Einzug. Dabei lassen sich zum Beispiel einzelne Arbeitsprozesse oder Dienstleistungen automatisieren. Auch die Kommunikation zwischen Anwälten sowie mit Gerichten muss mittlerweile größtenteils mithilfe von beA digital erfolgen. Hinter dieser Abkürzung verbirgt sich das besondere elektronische Anwaltspostfach.

Die Umstellung beim Schriftverkehr ist dabei ein relativ langwieriger Prozess. So wurde durch die Bundesrechtsanwaltskammer zum 1. Januar 2016 ein elektronisches Postfach für jeden Rechtsanwalt eingerichtet. Seit dem 1. Januar 2018 galt dann eine passive Nutzungspflicht. Dazu heißt es unter § 31a Abs. 6 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) wie folgt:

Der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen.

Jeder Rechtsanwalt ist somit laut Gesetz dazu verpflichtet, die technischen Voraussetzungen für sein Anwaltspostfach zu schaffen. Zudem müssen sie regelmäßig nachschauen, ob Nachrichten eingegangen sind.

Mit dem 1. Januar 2022 trat die aktive Nutzungspflicht in Kraft. Damit ist die elektronische Übermittlung von Dokumenten an Gerichte über beA für jeden Rechtsanwalt Pflicht. Eine Ausnahme besteht hingegen für Bürger, die nicht anwaltlich vertreten werden. Diese können Anträge und sonstige Dokumente somit weiterhin in Papierform einreichen.

Wichtig! Gibt es beim beA technische Probleme, besteht gemäß § 130d (ZPO) im Notfall noch die Möglichkeit, die Unterlagen nach den allgemeinen Vorschriften zu übermitteln. Damit ist die Zustellung per Post, durch das Einlegen in den Briefkasten des Gerichts oder per Fax gemeint. So soll sichergestellt werden, dass wichtige Fristen trotzdem eingehalten werden können. Wird diese Notregelung genutzt, muss der Anwalt dies allerdings bei Gericht begründen.

Im Video: Welche Vorteile hat beA?

Voraussetzungen für beA: Ausstattung fürs Anwaltspostfach

Welche Gerätschaften und Dokumente müssen für ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach vorhanden sein?
Welche Gerätschaften und Dokumente müssen für ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach vorhanden sein?

Für jeden in Deutschland zugelassenen Rechtsanwalt hat die Bundesrechtsanwaltskammer ein elektronisches Postfach „beA“ eingerichtet. Um auf dieses zugreifen zu können, ist es allerdings notwendig, einige Vorkehrungen zu treffen. So sind etwa folgende Gegenstände zwingend erforderlich:

  • beA-Karte
  • Chipkartenlese
  • Computer mit Internetzugang

Bei der beA-Karte ist notwendig, um sich erstmalig beim Anwaltspostfach anzumelden und gewährleistet danach zudem täglich die sichere Anmeldung. Die Karte kann mit einer persönlichen Antragsnummer bei der Bundesnotarkammer angefordert werden. Durch ein zusätzliches Zertifikat kann die beA-Karte zudem als Signaturkarte zum elektronischen Signieren von Dokumenten verwendet werden. Sollen auch die Mitarbeiter des Anwalt Zugriff auf das beA erhalten, sind zusätzliche Mitarbei­ter­karten oder Software-Zertifikate notwendig.

Zudem benötigen Sie für ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach ein Kartenlesegerät, das in Deutschland zur Herstellung von qualifi­zierten Signaturen (qeS) zugelassen ist. Weitere wichtige Merkmale des Chipkartenlesers sind ein Tastenfeld sowie ein USB-Anschluss.

Nicht zuletzt muss die Kanzlei über einen Computer verfügen, der durch eine möglichst schnelle und stabile Verbindung auf das Internet zugreifen kann. Unterstützt werden dabei Rechner die als Betriebssystem Windows, Mac OS oder Linux verwenden.

Was kann ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach kosten?

Kosten beim beA: Ermöglicht das Anwaltspostfach Einsparungen?
Kosten beim beA: Ermöglicht das Anwaltspostfach Einsparungen?

Die Einführung des beA ist für Anwaltskanzleien mit zusätzlichen Kosten verbunden. Zum einen müssen Gerätschaften einmalig angeschafft werden, zum anderen fallen aber auch jährliche Gebühren an.

Ein Lesegerät für Chipkarten kann einmalig zum Beispiel Ausgaben in Höhe von durchschnittlich 40 bis 130 Euro netto verursachen. Auch bei der Signatur-Software gibt es mitunter erhebliche Preisunterschiede, sodass die Anschaffung mit bis zu 150 Euro zu Buche schlagen kann. Welche jährlichen Gebühren (netto) zudem ungefähr anfallen, können Sie der nachfolgenden Übersicht entnehmen:

  • BRAK-Umlage: 60 – 70 Euro
  • beA-Karte: 30 – 50 Euro
  • Mitarbeiterkarte: 13 Euro
  • Software-Zertifikat: 5 Euro

Die Umlage der Bundesrechtsanwaltskammer wird über einen jährlichen Beitrag von den regionalen Rechtsanwaltskammern erhoben. Ob und in welcher Höhe die Kammern diese Kosten im Zuge der Kammerbeiträge an ihre Mitglieder weitergeben, entscheiden die sie unabhängig voneinander.

Das besondere elektronische Postfach verursacht allerdings nicht nur Kosten, sondern kann auch dazu beitragen, diese einzusparen. So lassen sich durch die digitale Übermittlung unter anderem die Ausgaben für Papier, Druckertinte bzw. Toner sowie Porto reduzieren. Darüber hinaus sollen die Kanzleien nach der Einarbeitungsphase auch von einer erheblichen Zeitersparnis profitieren. Außerdem ermöglicht der elektronische Rechtsverkehr ein flexibleres Arbeiten, da Versand und Empfang auch nachts oder an den Wochenenden möglich sind.

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