FAQ: Digitalisierung in der Anwaltskanzlei
Der Begriff bezeichnet Kanzleien, die überwiegend bzw. zunehmend Prozesse digitalisiert. Das erfasst dabei nicht nur die Mandantenbetreuung (z. B. Kommunikation per Mail oder Videokonferenzen), sondern auch die interne Verwaltung. Zu Hilfe kommt dabei der IT-Bereich Legal Tech.
Im Grunde lassen sich mithilfe unterschiedlichster Kanzleisoftware immer mehr Prozesse digitalisieren, u. a. die Personal- und Mandatsverwaltung, Erstellung digitaler Akten, Buchhaltung, das Rechtsanwaltsmarketing u. v. m. Zudem sind Anwälte mittlerweile bei der Kommunikation mit Gerichten dazu verpflichtet, das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) zu verwenden.
Neben den gerade in kleineren Kanzleien fehlenden Ressourcen stellt insbesondere der Datenschutz eine große Herausforderung bei der Digitalisierung dar. Anwälte müssen mit zunehmender Digitalisierung immer mehr Maßnahmen treffen und neue Grundlagen beachten, um die Daten technisch ausreichend vor unbefugten Zugriffen zu schützen.
Inhalt
Digitale Kanzlei: Vom Anwalt zum Technik- und Datenschutz-Experten?
Die Digitalisierung in Deutschland stockt nach wie vor. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat jedoch in vielen Bereichen zu einem Schub geführt – so auch in Anwaltskanzleien. Zunehmend kommen Software-Produkte und digitale Lösungen zum Einsatz, die die Abläufe innerhalb der Rechtsanwaltskanzlei optimieren sollen. Eine gänzlich papierlose Kanzlei steht auch weiterhin in den Sternen, doch selbst die Justiz zwingt Anwälte immer stärker, die Digitalisierung in ihrer Kanzlei voranzutreiben. So müssen Anwälte etwa mittlerweile das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) für die Kommunikation mit Gerichten nutzen. Das führt dazu, dass immer häufiger die digitale Akte für einen Rechtsanwalt zur besten Lösung wird – und so den Weg ebnet weg von vollen Aktenschränken und Aktenbergen hin zu technischen und digitalisierten Ordnungssystemen.
Eine digitale Kanzlei spart so nicht nur Ressourcen, sondern kann auch das Arbeiten effizienter und effektiver gestalten. Doch mit der Digitalisierung in der Anwaltskanzlei kommen auf die Rechtsanwälte neue Herausforderungen zu. Nicht nur müssen die technischen Möglichkeiten geschaffen werden, um geeignete Ablagen zu erstellen. Sie müssen durch die zunehmende Digitalisierung zudem wichtige Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen treffen, um die Datenmengen vor unbefugten Zugriffen oder Verlust zu schützen. Die Umsetzung der DSGVO hat die Anforderungen zusätzlich erhöht.
Lösungen für eine digitale Anwaltskanzlei
Zahlreiche Prozesse innerhalb einer Anwaltskanzlei lassen sich mittlerweile digitalisieren. Es gibt zahlreiche Lösungen, über geeignete Kanzleisoftware wichtige Abläufe von der reinen Papierform zu lösen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Personalverwaltung
- Buchhaltung
- digitale Akte
- Fristenkalender
- Rechtsanwaltsmarketing
- Diktate/Verfassen von Schriftsätzen
- Mandantenkommunikation (inkl. Videokonferenzen)
- Scan von postalischen Zuschriften (teils mit automatischer Auslesung)
- Datenbanken für Recherche (Rechtsschriften usf.)
Immer mehr Legal-Tech-Unternehmen bieten zudem zunehmend vereinfachte Lösungen zur Akquise und Betreuung von Mandanten. Mandatierung sowie die Kommunikation mit den Mandanten laufen immer öfter in einzelnen Teilbereichen vollständig digital oder telefonisch ab, sodass persönliche Beratungsgespräche und Terminierungen für solche ausbleiben können.
Das Problem: Insbesondere größeren Anwaltskanzleien fällt der Wandel in eine umfassende digitale Kanzlei leichter, da hier entsprechende personelle Ressourcen eingeplant werden können. Für Einzelanwälte gestaltet sich der Umstieg hingegen oftmals schwieriger, da insbesondere zu Beginn ein höherer organisatorischer Arbeitsaufwand erforderlich ist. Personal und Zeit fehlen neben dem Tagesgeschäft mitunter. Angebote von externen Dienstleistern sind zudem nicht selten mit einem enormen Kostenaufwand verbunden, den nicht jede Kanzlei ohne Weiteres tragen kann.
Schon bei der verpflichtenden Anwendung des beA zeigte und zeigt sich nach wie vor, dass nicht jeder Anwalt der Digitalisierung gewachsen ist. Und selbst die staatlich auferlegte Softwarelösung zeigte vor allem zu Beginn massive Probleme in Sachen Datenschutz auf. Das beA wurde bereits kurz nach seiner Einführung zunächst wieder monatelang pausiert, da sich u. a. Zweifel an der DSGVO-Konformität schnell bewahrheiteten. Anwälte wurden gewissermaßen durch die Verpflichtung gezwungen, gegen Datenschutzgrundsätze zu verstoßen. Wenn selbst schon die öffentlichen Stellen mit dem Datenschutz hadern, wie soll dann ein Jurist so ohne Weiteres den Überblick behalten?
Digitale Kanzlei: Datenschutz als zusätzliche Herausforderung
Bei den Informationen, mit denen Anwälte tagtäglich zu tun haben, handelt es sich überwiegend um sensible personenbezogene oder personenbeziehbare Daten. Schon vor der DSGVO mussten sie mit diesen Informationen besonders sorgfältig umgehen, das schrieb und schreibt schon das Berufsgeheimnis vor. Mit der DSGVO sind jedoch insbesondere die technischen Anforderungen an eine digitale Kanzlei zunehmend gewachsen. Wer sich keinen eigenen Datenschutzbeauftragten leisten kann, muss sich dadurch unweigerlich selbst in Sachen DSGVO und Datenschutz in Deutschland der EU fortbilden. Jede Softwarelösung, jede Website, jede Maßnahme innerhalb der Kanzlei muss hinsichtlich der besonderen Anforderungen immer aufs Neue betrachtet und analysiert werden.
Sich blind darauf zu verlassen, dass die angebotenen Softwarelösungen, die ein Rechtsanwalt bei der Digitalisierung in seiner Kanzlei nutzen kann und möchte, kann gefährlich sein, denn die Haftung liegt am Ende bei ihm und nicht beim Anbieter. Hinzukommen die besonderen technischen Herausforderungen: Grundsätzlich sind Anwälte, die eine digitale Rechtsanwaltskanzlei aufbauen und ausbauen wollen, gut beraten, sich an spezialisierte Dienstleister zu wenden – und auch einen Datenschutzbeauftragten.
Fazit: Eine digitale Kanzlei ist insbesondere am Anfang mit einem massiven Mehraufwand verbunden. Je kleiner die Kanzlei, desto schwieriger gestaltet sich die Umsetzung wegen fehlender Ressourcen. Anwälte werden dadurch zunehmend gezwungen, sich auch technisches Know-how und ausreichend Datenschutzexpertise anzueignen. Oftmals müssen sie sich auch, wollen sie die Digitalisierung in der Anwaltskanzlei vorantreiben, auf die Versprechen der Anbieter verlassen. Von den Rechtsanwaltskammern oder dem Deutschen Anwaltverein ist nicht in jedem Fall viel Unterstützung zu erwarten. Dennoch bieten diese u. a. auf den folgenden Seiten ein paar grundlegende Informationen für eine digitale Kanzlei und allgemeine Datenschutzbestimmungen zur Verfügung:
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