FAQ: Arbeitszeiterfassung
Grundsätzlich muss die gesamte Arbeitszeit mit Arbeitsbeginn und Feierabend inklusive Pausen dokumentiert werden. Zudem müssen mögliche Überstunden in der Arbeitszeiterfassung ersichtlich werden.
Nicht für jeden Arbeitnehmer ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht. Ausnahmen gelten etwa für leitende Angestellte, Führungskräfte, Selbstständige und freie Mitarbeiter.
Verstöße gegen die Arbeitszeiterfassung können Sie in Deutschland primär bei den staatlichen Arbeitsschutzbehörden (Gewerbeaufsichtsämter) des jeweiligen Bundeslandes melden. Weitere Anlaufstellen sind der Betriebsrat oder die Personalabteilung. Welche Konsequenzen bei Verstößen drohen, lesen Sie hier.
Inhalt
Arbeitszeit erfassen: Besteht eine Pflicht für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Das deutsche Arbeitsrecht sieht weitreichende Vorgaben zu Arbeitszeiten und Ruhepausen vor. Um zu gewährleisten, dass diese eingehalten und auch das angesammelte Überstunden ausgeglichen werden, ist es erforderlich, die Arbeitszeit zu erfassen. Doch ab wann wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Unter bestimmten Umständen schreibt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) einen Nachweis der Arbeitszeit vor. Unter § 16 Abs. 2 heißt es dazu:
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Demnach ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, Überstunden zu dokumentieren. Darüber hinaus enthält das Gesetz keine Regeln zur Arbeitszeiterfassung. Allerdings hat die aktuelle Rechtsprechung die Anforderungen in der Praxis bereits verschärft.
Grundlage dafür bildet das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung vom 14. Mai 2019 (Az.: C-55/18). Demnach müssen Arbeitgeber EU-weit ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur vollständigen Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen. Ziel ist es, die Gesundheit der Arbeitnehmer durch die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen zu schützen.
Auf das EuGH-Urteil aufbauend, bestätigte auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem Urteil die Arbeitszeiterfassung. Der Beschluss vom 13. September 2022 (Az.: 1 ABR 22/21) sieht die Verpflichtung zur Zeiterfassung der gesamten Arbeitszeit vor. Arbeitgeber müssen daher folgende Angaben dokumentieren:
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Dauer der Arbeitszeit
- Pausenzeiten
- Mögliche Überstunden
Dabei muss die Arbeitszeiterfassung minutengenau erfolgen. Es ist demnach nicht zulässig, pauschale Rundungen zum Beispiel in Form einer 15-Minuten-Taktung vorzunehmen.
Bislang gibt es keine Vorgaben dazu, wie diese Daten festgehalten werden müssen. So reichen grundsätzlich auch handschriftliche Aufzeichnungen mittels Stundenzettel, denn bislang ist eine digitale Arbeitszeiterfassung keine Pflicht.
Referentenentwurf zur Zeiterfassung: Neues Gesetz = Neue Regeln?
Um die Urteile von EuGH und BAG in Gesetzen zu fixieren, arbeitete das Arbeitsministerium einen entsprechenden Referentenentwurf aus. Dabei handelt es sich um die erste schriftliche Fassung eines Gesetzentwurfs, bevor dieser offiziell in den Gesetzgebungsprozess geht und von der Regierung beschlossen wird. Er dient als Grundlage für Beratungen mit Verbänden, Organisationen, anderen Ministerien und Experten und wird oft zur Stellungnahme an Interessengruppen verschickt.
Ein entsprechender Gesetzesentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) wurde im April 2023 veröffentlicht. Dieser sah zum Beispiel eine elektronische Arbeitszeiterfassung als Pflicht vor. Wie diese genau zu erfolgen hatte, definierte der Entwurf allerdings nicht. Neben dem Einsatz von Zeiterfassungsgeräten wären auch Apps oder Excel-Tabellen möglich gewesen.
Gleichzeitig wurden auch verschiedene Ausnahmen formuliert. So waren etwa Kleinbetriebe mit weniger als zehn Arbeitnehmern von der digitalen Zeiterfassung ausgenommen. Sonderregeln zur Arbeitszeiterfassung konnten zudem per Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung getroffen werden.
Der Referentenentwurf regelte zudem, dass grundsätzlich die Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich sind. Allerdings können diese die Erfassung an ihre Arbeitnehmer übertragen. Somit schließen sich Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit nicht aus.
Wichtig! Aufgrund der Zerstrittenheit innerhalb der Ampelregierung und dem Scheitern der Koalition aus SPD, Grünen und FDP im Jahr 2025 wurde der Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung nicht verabschiedet. Die nachgefolgte Koalition aus CDU und SPD unter Kanzler Friedrich Merz arbeitet nur einen eigenen Gesetzentwurf aus. Wann dieser kommt, ist bislang unklar.
Falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber: Drohen Sanktionen?
Arbeitgeber, die ihrer Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG nicht nachkommen, müssen mit Sanktionen rechnen. Der Gesetzgeber bewertet ein solches Fehlverhalten als Ordnungswidrigkeit und sieht dafür ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro vor.
Führt ein Verstoß gegen die gesetzlichen Regelungen zur maximalen Arbeitszeit und die geltenden Pausenregelungen zu einer gesundheitlichen Gefährdung des Arbeitnehmers oder wurden entsprechende Verstöße beharrlich wiederholt, wird dies als Straftat gewertet. Dem Arbeitgeber droht in diesem Fall eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr.
Führen Arbeitnehmer die ihnen aufgetragene Arbeitszeiterfassung nicht durch, kann dies arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. So kann eine Abmahnung und unter Umständen eine Kündigung folgen.
Wird die Arbeitszeit durch Mitarbeiter bewusst falsch erfasst, liegt ein sogenannter Arbeitszeitbetrug vor. Je nach Schwere der Verfehlung kann eine Abmahnung oder eine fristlose Kündigung drohen.
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