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FAQ: Staatlich geprüfte Sekretärin
Sie können als Rechtsanwaltsfachangestellte eine Fortbildung zur staatlich geprüften Sekretärin absolvieren. Hier erfahren Sie mehr über die Ausbildungsinhalte.
Zu Ihren Aufgaben gehört beispielsweise das Büromanagement. Hier können Sie mehr über weitere Aufgabengebiete erfahren.
Nicht immer nur dienen Weiterbildungen dem beruflichen Aufstieg. Während Rechtsfachwirt und Betriebswirt höhere Positionen in Unternehmen einnehmen sollen, dient die Fortbildung mit dem Abschluss „Geprüfter Sekretär/Geprüfte Sekretärin“ vor allem der Erweiterung der möglichen Einsatzgebiete. Doch wo überall können geprüfte Sekretäre eine Anstellung finden? Und welchen Vorteil haben Rechtsanwaltsfachangestellte mit einer entsprechenden Weiterbildung im Sekretariat?
Die Fortbildung zur geprüften Sekretärin/zum geprüften Sekretär – Aufgaben
Als Rechtsanwaltsfachangestellte/r haben Sie in der Regel bereits umfassendes Wissen zu den organisatorischen Sekretariatsaufgaben sammeln können. Doch die Ausbildung richtete sich dabei jedoch speziell auf die Abläufe in Rechtsanwaltskanzleien und die dortigen Aufgaben einer Sekretärin/eines Sekretärs. Das schränkt die beruflichen Möglichkeiten in gewisser Weise ein. Doch mit Hilfe einer Weiterbildung zur Sekretärin können Sie allgemeiner gefasstes Wissen erwerben. Dadurch erweitern sich auch die möglichen Einsatzorte. Sie sind nicht mehr zu streng auf den Dienst in einer Anwaltskanzlei eingeschränkt.
In der Fortbildung zur Sekretärin erhalten sie vertiefte Kenntnisse in den folgenden Bereichen:
- Büromanagement: In diesen Bereich zählt insbesondere die Organisation und die Kontrolle sämtlicher Büroabläufe. Die meisten Kenntnisse haben Sie als Rechtsanwaltsfachangestellte/r bereits im Rahmen Ihrer Ausbildung erworben. Hierzu zählen vor allem die Postannahme und -ausgabe, Empfang von Mandanten und Kunden, Fristenkontrolle usf. Neu erlernt werden daneben jedoch auch Kenntnisse im Bereich der Organisation von Präsentationen, Vorträgen und Meetings.
- EDV (Elektronische Datenverarbeitung): Als staatlich geprüfter Sekretär müssen Sie umfangreiche EDV-Kenntnisse vorweisen können. In der Regel besitzen Sie als Rechtsanwaltsfachangestellte bereits die wichtigsten Fertigkeiten in diesem Bereich.
- Software: Als Sekretärin müssen Sie sich mit unterschiedlichsten Systemanwendungen auskennen. Rechtsanwaltsfachangestellte haben hier bereits Vorkenntnisse, die jedoch weitestgehend auf Anwendungen im juristischen Bereich beschränkt sind. Je mehr Softwareanwendungen Sie am Ende kennen und nutzen können, desto weiter ist auch das Spektrum der später möglichen Einsatzgebiete.
- Texterstellung: Nicht nur das Abtippen von Phonodiktaten ist Aufgabe einer guten Sekretärin. Neben dieser Recht eintönigen Arbeit müssen und können Sie auch selbstständig Schriftsätze verfassen. Hierzu benötigen Sie jedoch auch ein gutes Basiswissen, um in möglichst vielen Bereichen einsetzbar zu sein.
- Wirtschaftslehre: Für ausgebildete Rechtsanwaltsfachangestellte ist dieser Bereich bereits wohlbekannt. Allerdings waren die Rechnungen bei der kaufmännischen Ausbildung stark auf das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) und andere Rechtsbereiche bezogen. In der Weiterbildung sollen die Kenntnisse auch auf andere Wirtschaftsbereiche ausgedehnt werden, um die Einsatzmöglichkeiten der staatlich geprüften Sekretäre zu erweitern.
Staatlich geprüfte Sekretärin – Die Dauer der Weiterbildung
In der Regel handelt es sich bei dem Berufsbild der „Sekretärin“ um einen kaufmännischen Ausbildungsberuf, der über einen Zeitraum von drei Jahren erlernt wird. Haben Sie allerdings bereits eine kaufmännische Vorbildung, kann dieser Abschluss in Form einer Weiterbildung erworben werden. Auch wenn Sie vorab im Verwaltungsbereich tätig waren, verkürzt sich die Ausbildung.
Da Sie als Rechtsanwaltsfachangestellte/r diese Vorbildung bereits besitzen, dauert die Weiterbildung zur Sekretärin in der Regel
- zehn Monate bei einer Vollzeitausbildung.
- bis zu einem Jahr bei einer Weiterbildung in Teilzeit.
- 15 Monate im Rahmen eines Fernstudiums.
Da es sich bei der Weiterbildung zur Sekretärin um eine schulische Zusatzausbildung handelt, ist sie nicht vergütet. Sie müssen für die Kurse Lehrgangsgebühren zahlen. Zusätzlich sind für die staatlich anerkannte Prüfung zumeist Prüfungsgebühren zu entrichten.
Um die Weiterbildung zur geprüften Sekretärin zahlen zu können, bedarf es daher zumeist einer Anstellung. Eine Teilzeitanstellung als Rechtsanwaltsfachangestellte kann so zum Beispiel dazu genutzt werden, sich auf den Abschluss zur geprüften Sekretärin vorzubereiten.
Zum einen haben sie so den Vorteil, die Weiterbildung finanzieren zu können. Zum anderen sammeln sie während der Fortbildung auch noch Berufserfahrung, die ihnen im Berufsleben stets zugute kommen kann.
Förderung der Weiterbildung
Da es sich bei der Fortbildung um eine aufstiegsorientierte kaufmännische Weiterbildung handelt, können Sie auch staatliche und/oder private Fördermittel für Ausbildungsdauer beantragen. Anbieter für Begabtenstipendien ist zum Beispiel die „Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung (SBB)“. Haben Sie einen guten Ausbildungsabschluss, können Sie auf die Förderung durch Stipendien hoffen. So können Sie den finanziellen Druck, den die Weiterbildung aufstellt, etwas dämpfen und sich besser auf den Abschluss „staatlich geprüfter Sekretät/staatlich geprüfte Sekretärin“ konzentrieren.
Staatlich geprüfte Sekretärin – Einsatzorte
Mit den in der Weiterbildung erworbenen fachübergreifenden Kenntnissen, können staatlich geprüfte Sekretäre in zahllosen Bereichen Einsatz finden. Neben Anstellungen in der Verwaltung und in Behörden, sind auch sämtliche Kanzleien und Büros als Arbeitsplatz geeignet, in denen eine Sekretärin für die allgemeine Büroverwaltung benötigt wird. Besonders die Anstellung in der öffentlichen Verwaltung ist reizvoll, als die Angestellten nach den Tarifen des öffentlichen Dienstes entlohnt werden. Zumeist handelt es sich hier also um eine vergleichsweise sichere und lohnende Anstellung.
Auch in Unternehmen sämtlicher Wirtschaftsbereiche können staatlich geprüfte Sekretäre eingesetzt werden. Die Büroaufgaben ähneln sich in den meisten Fällen. Sonderaufgaben, die nicht durch die umfangreiche Weiterbildung erworben wurden, können im Zuge der Einarbeitungsphase bei dem jeweiligen Arbeitgeber erlernt werden. Je nach Unternehmen sind die Entgelte für Wirtschaftssekretäre relativ hoch.
Nicht immer jedoch müssen Sie in einem Büro arbeiten. Als staatlich geprüfte Sekretärin ist es Ihnen zudem möglich, eine Anstellung im Empfangsbereich eines Unternehmens zu erhalten. Dieser Einsatzort bietet den Vorteil, dass Sie regelmäßigen Umgang mit Menschen pflegen können und nicht nur über den Akten und Papieren der Konzerne und anderer Arbeitgeber sitzen müssen. Die Arbeit am Empfang ist damit oftmals vielseitiger und bunter.
Ähnliche Weiterbildungen, die der Sekretärinnenschulung nahe kommen, sind z. B.:
- Betriebswirt/in für Kommunikation und Büromanagement
- Büroleiter/in im Handwerk
- geprüfter Fachwirt/geprüfte Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation
- Fachkraft für Büroorganisation und Textverarbeitung
Andere Spezialisierungen bei der Ausbildung zur Sekretärin
Neben der Erweiterung der Kenntnisse bei der Weiterbildung zum staatlich geprüften Sekretär/zur staatlich geprüften Sekretärin besteht auch die Möglichkeit, weitere Spezialisierung über eine Fortbildung zu erreichen. Sie können zum Beispiel auch in den medizinischen Bereich gehen und dort als Arztsekretärin am Empfang arbeiten.
Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, sich zur Fremdsprachensekretärin ausbilden zu lassen. Hierfür benötigen Sie allerdings sehr gute fremdsprachliche Kenntnisse in mindestens zwei anderen Sprachen, z. B. Französisch, Russisch oder Englisch. Für Rechtsanwaltsfachangestellte kann dies vor allem dann von großem Interesse sein, wenn sie ihre beruflichen Möglichkeiten ausschöpfen wollen: In Kombination mit der Ausbildung zur Fremdsprachensekretärin könnten Sie zum Beispiel auch in großen internationalen Rechtsanwaltskanzleien eingesetzt werden.
Als staatlich geprüfte Sekretärin können Sie jedoch auch in die Assistenz der Geschäftsführung eintreten.
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